四川师范大学档案馆 编
2010年6月
目 录
（试行）
第一条为了加强和改进我校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥学校档案在教学、科研、党政管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《四川省档案法实施办法》的规定，结合我校具体情况，制订本办法。
第二条学校档案是学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条学校档案是各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证，是提高学校管理水平，为教学、科研服务的重要条件，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作，是学校重要的基础性工作。
第四条学校应加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。各单位在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，应布置、检查、总结、验收档案工作。
第五条学校档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制，即档案的全面工作由主管校长（副校长）负责领导，日常工作由档案馆馆长（或副馆长）直接负责，各单位档案工作由部门领导主管。同时，学校档案工作业务上接受上级档案管理部门的指导、协助、检查和监督。
第六条学校下设档案馆，配备相应数量的专职档案工作人员，主要职责：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作的规章制度，并负责贯彻落实；
（三）指导和协助各单位做好各类档案的收集、征集和整理组卷工作；接收各单位整理组卷完毕的档案，并进行科学分类、管理；
（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（五）开展档案的编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，为教学、科研、管理和校史编写等各项工作提供服务，举办各种形式的档案展览；
（六）开展档案的利用和开放工作，配合学校改革发展积极开展档案信息咨询服务；
（七）保守档案机密，确保档案安全，维护档案的完整、准确、系统性；做好档案保护工作，最大限度地延长档案寿命；
（八）负责建立和健全学校档案工作网络，并对各部门兼职档案人员进行业务培训；
（九）开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平。
第七条 学校各部处室、内设二级学院、非内设二级学院的档案工作，由部门领导分管，并纳入本单位的工作计划。同时，各立卷单位应根据自身实际情况配备1-2名兼职档案员具体负责本单位档案的收集、整理、归档和移交工作（非内设二级学院在学院发生重大变动时应向档案馆移交档案）。
部门分管档案工作的领导应代表本单位同主管校长签订档案工作责任书，确保本单位档案的立卷、归档工作按期完成。
第八条档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第九条 学校对专职档案工作人员（含以档案工作为主的兼职人员），实行专业技术职务聘任制或者职员职级制。
第十条学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定，采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第十一条学校档案工作经费，应单独立项，列入学校预算，保证档案工作的需求。学校各部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案设备，应在其经费中给予支持，并为本部门兼职档案工作人员提供必要的工作条件。
第十二条学校档案的归档工作实行立档单位领导、兼职档案员分工负责、责任到人的立卷归档制度。
部门分管档案工作的领导应按照学校档案馆提出的归档要求，组织、检查和督促本部门兼职档案员及时整理、收集和积累档案。兼职档案员应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，按省级和学校档案馆提出的《归档流程》中的具体要求，系统整理组卷，编制页号或件号，制作卷内目录，交本部门分管领导检查合格后及时向档案馆移交。
第十三条各单位归档内容应依据《高等学校档案实体分类法》和我校工作的实际情况，按党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、声像、实物等12类进行。
各类档案材料的归档范围和保管期限应按《四川师范大学立档单位归档范围和保管期限》执行。凡属涉及学校发展的重大活动（如新校区建设、重要庆典）档案材料必须按规定及时归档。
第十四条 各部门对纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。同时，电子文件的归档还要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第十五条学校的重大活动、科研成果、产品定型、基建竣工、房屋拆除改造、贵重仪器（5万元以上）设备及其他技术项目进行鉴定验收时，必须提前通知档案馆，以便对应归档文件材料进行审查验收，及时收集相关档案备查。
第十六条各类档案归档时间：
（一） 党务、行政档案应当在次年3-6月归档；
（二） 教学档案应当在当年9-12月归档；
（三） 科研档案应当在项目完成后两个月内归档；
（四） 基建档案应当在项目完成后三个月内归档；
（五） 重大活动应当在活动结束后两周内归档；
（六） 财会档案在工作结束后的第三年向档案馆移交；
（七） 其他类别档案参照上述类别执行。
第十七条各部门向档案馆移交档案时必须办理交接手续，填写档案移交清单目录，一式两份，写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等，交接双方签名盖章后，各执一份备查。
第十八条学校档案馆接收档案时，应详细检查案卷质量，发现问题，及时补正，对照编目一一清点，填写档案移交清单目录，并按照档案实体分类方法，进行整理、分类、鉴定、编号、杀虫、排列。
第十九条档案馆应建立、健全库房管理的规章制度，配置防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温等设施设备。做好档案保护，对破损的档案要及时修复，以确保档案的安全和最大限度地延长档案的寿命。
第二十条档案馆应建立各类档案的统计制度，对档案的收进和移出案卷数量、利用情况进行统计，并定期上报主管部门。
第二十一条档案馆应按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报主管校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十二条 档案馆在做好档案管理的基础性工作中，应逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。
第二十三条档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。档案的开放应遵循下列规定：
（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅属开放范围的档案，并可摘录和复制。
（二）凡利用馆藏档案，均应填写《档案利用登记表》，对外单位和个人利用档案，应按国家档案局规定合理收取费用。
（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案须经学校或上级有关主管部门介绍。
（四）馆藏档案原则不可外借出馆，特殊情况须经档案馆领导审核、主管校长批准。借出档案应限期归还，对到期未还的，档案部门应及时催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校处理。
（五） 对于要求查阅不是本部门的、尚未开放的档案须经档案馆馆长和立档单位同意。涉及机密问题的须经主管校领导批准。
（六） 档案馆应建立、健全档案借阅制度和保密制度。根据利用工作的需要，档案馆应积极开展档案的编研工作和学术活动，编制必要的检索工具，及时准确地提供档案，为学校的教学、科研及社会提供有价值的档案信息材料。
第二十四条 档案馆应合理使用专项经费，购置所需的设施设备，建立档案网站，加快数字化档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行，以提高档案工作服务学校和社会的水平。
第二十五条 档案馆是负责学校档案管理和服务的日常机构，也是学校对外出具档案证明材料的唯一机构。
档案馆应当为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照学校有关规定合理收取费用。
第二十六条学校建立档案工作检查、考核和评估制度，每年由学校主管档案工作领导布置，由档案馆具体组织对学校各单位档案工作进行检查考核，主要从归档单位重视程度、案卷质量合格率和立卷归档完整性及时性三方面进行检查考核。
第二十七条 在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励：
（一） 在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（二） 在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（三） 将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；
（四） 同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第二十八条 对于出色完成立卷归档任务，积极配合档案部门完成档案工作的个人，可作为学校年度评优和职称晋升的依据之一；对于成绩特别突出的单位和个人，分别授予“档案工作先进单位”和“档案工作先进个人”称号，并给予相应的奖励。
第二十九条 有下列行为之一的人员，由学校责令限期改正，同时不得参与本年度考核评优和正常的职称晋升；对情节特别严重者，由学校人事部门视其情况给予相应处理（扣除部分岗位津贴、全校通报、行政处分等）；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。
（一） 经多次强调要求在规定的期限里仍拒不移交档案的；
（二） 将公务活动中形成的应归档材料据为己有，拒绝或不按时移交档案馆的；
（三） 体现学校改革发展进程中的重要档案收集不齐全、不完整或遗失的；
（四） 所交档案未整理立卷和编目的；
（五） 违反劳动纪律，消极怠工、贻误档案工作的；
（六） 无正当理由不服从分配的档案工作，无理取闹，影响档案工作秩序的；
（七） 玩忽职守，不负责任，使学校档案实体、档案信息等遭受重大损失的。
第三十条 本办法自2009年1月1日起施行。2005年12月颁布的《四川师范大学档案管理办法》同时废止。
四川师范大学
二○○八年十一月
1、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规，并组织实施；
2、把档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。
3、建立健全与学校办学规模相适应的档案机构、落实人员编制，档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。
4、负责布置、检查、总结、验收全校档案工作。
5、研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重要问题。
6、协助校长负责档案工作。
1、努力学习、宣传和贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及上级有关档案工作的政策、法规。
2、在分管校长领导下，负责全校档案工作，组织制定学校档案工作发展规划、工作计划，制定各门类档案工作规范、制度。
3、组织档案工作的监督、指导、考核、评比及总结等工作，定期向主管领导和上级档案部门汇报工作情况。
4、加强业务建设。定期安排专兼职档案人员进行业务学习和培训，组织参加档案协作组织和学会(含协会、研究会)的学术交流活动，提高业务水平。
5、加强思想政治建设。对档案人员进行思想政治和职业道德教育。
6、全面负责并组织全馆人员做好档案馆各项工作。
7、完成上级档案部门和学校交给的各项任务。
1、组织本单位人员学习、宣传、贯彻执行《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和《四川师范大学档案管理办法》以及学校档案工作各项规章制度。
把档案工作纳入本单位的议事日程及相关人员职责范围。督促本单位工作人员按照《四川师范大学立档单位归档范围和保管期限表》做好文件材料的形成积累及整理组卷工作，检查兼职档案人员归档情况, 审核案卷内容，确保案卷质量。
2、支持和关心档案工作，落实并解决档案工作中存在的实际问题，保证档案工作顺利进行。
积极参加学校组织的档案工作会议和有关活动，督促兼职档案员按期做好档案的立卷、归档、移交工作。
1、认真学习和贯彻执行国家档案工作的法律、法规，熟练掌握档案业务技能，做好本职工作。
2、遵守党和国家保密规定，保证档案信息安全，维护国家和学校的合法权益。
指导、监督、检查、协助各单位兼职档案员做好档案材料的立卷归档移交工作。
3、对接收入库的档案及时进行分类、整理、编号、上架，并编制相关检索工具。
4、遵守库房管理规定，做好库房防潮、防虫、防霉、防火、防盗、防鼠、防光、防尘等八防工作，确保档案安全。
5、认真开展档案服务利用工作，熟悉库藏类目，为利用者提供优质服务，做好利用效果查访与登记工作。
6、积极开展档案的编研工作，开发档案信息资源，充分发挥档案作用。
7、积极参加档案理论研究和各种学术活动，结合本职工作撰写档案工作论文，不断提高业务水平和工作质量。
8、完成领导交办的其他工作。
1、认真学习和执行《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《四川师范大学档案管理办法》以及学校档案工作各项规章制度。维护本部门档案的完整与安全， 严守档案保密条例。
2、按照《四川师范大学各门类文件材料的部门立卷与归档流程》，做好归档文件材料（包括电子版或电子文件）的收集、整理、编目，确保归档材料的齐全、完整，质地优良，书绘工整，声像清晰。
3、正确利用档案管理软件，编制卷内目录、案卷目录，经部门分管领导审核后按时做好归档工作，并办理好移交登记手续。接受档案馆工作人员的业务指导和检查，对存在问题及时纠正。
4、积极参加档案工作会议和培训，提高业务水平。
一、档案工作人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。
二、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。
三、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案馆或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。
四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。
五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人、不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。
六、对保管期满、失去保管价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。
七、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告，对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
一、党群DQ
11 党务综合（分党委、总支、直属党支部综合材料入此）
12 纪委、监察
13 组织
14 宣传教育工作
15 统战（民主党派材料入此）
16 工会（妇女工作材料入此）
17 学生工作部、团委（学生思想政治工作材料入此，学生社团材料入此）
二、行政XZ
11 行政综合（学校评估、教代会、校史和院、系、处等单位综合材料入此）
12 人事（离退休、师资培养材料入此）
13 审计
14 武装保卫
15 总务（后勤集团）
16 档案、图书、文博
17高校师资培训中心
18附属实验学校
19资产与后勤管理
21网络信息
三、教学JX
11 综合（教学评估、学生运动会、优秀教学评奖材料入此）
12 学科与实验室建设
13 招生
14 学籍管理（学生奖惩材料入此）
15 课堂教学与教学实践
16 学位
17 毕业生
18 教材
19院系撤销机构
四、科研
11 综合
12 按学科或专业或项目设置类目
五、基建JJ
11综合（文件类、征地、赔付）
12按单项工程设置类目
六、设备SB
11 综合
12 按仪器设备种类或型号设置类目
七、出版CB
11 综合
12 报纸
13 其他学术刊物
14书稿
15音像
八、外事WS
11 综合
12 出国考察
13 来校交流
14 中外合作办学与会议
15外国、港澳台留学生工作
九、财会CK
11 综合
12 会计报表
13 会计帐簿
14 会计凭证
15 工资清册（奖金、助学金入此）
十、产品CP
11 综合
12 按产品种类或项目设置类目
十一、声像SX
12 照片
13 录音带
14 录像带
15幻灯片
16磁盘
17影视胶片
18缩微胶片
19光盘
十二、实物SW
11 印章
12 奖状
13锦旗
14字画
15其他纪念品
预立卷（材料的形成与积累）---整理组卷（立卷）---归档验收
1.我校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
2.各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制文件材料预立卷类目。
3.各立卷部门的专职文书处理人员或档案责任人，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，随时将办理完毕的文件，根据文件材料预立卷类目分类存放。
1.在平时积累归卷的基础上，按照归档范围，剔除无需归档的文件材料；对照收发文登记册，调整检查每组文件是否齐全、完整。
2.将文件按年度、问题、保管期限进行立卷分类。
（1）分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。
如：一般文件归入文件形成年度。
跨年度的请示与批复，归入批复年度。
跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。
跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。
跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。
法规性的文件，归入公布和批准年度。
（2）以问题为主进行立卷组合。
如：会议文件，按会议的届次组合。
非诉讼案件材料，按立案问题或按人组合。
统计、报表、名册等，按照名称组合。
学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。
工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。
简报按名称或期号组合。
（3）按保管期限分类。
将文件材料按照规定的不同保管期限永久、长期、短期分别进行组卷。
3.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。
如：批复在前，请示、报告在后。
正件在前，附件在后。
正本在前，定稿在后。
结论性材料在前，依据性材料在后。
其他文件材料按时间顺序排列。
4.拆除卷内文件中的金属物，对破坏文件材料进行修补。整理案卷纸张大小以A4为准。太大的文件表格在留出装订线后折叠成手风琴式；小字条等要用白纸裱糊成A4大小；破损文件要进行托裱；字迹模糊或者圆珠笔书写的应复印并将复印件与原件放在一起。
5.草拟案卷标题。
（1）案卷题名应该揭示出卷内文件的成分和内容，是卷内全部文件的总概括，也就是今后编制检索工具和查找档案的依据。
（2）拟写案卷题名的原则：详细了解卷内文件材料的内容，抓住立卷特征，概括准确；注意内容上的正确性，严肃性，不能歪曲文件内容；避免抽象、笼统繁琐；注意结构完整，合乎语法，简明确切，体式一致。
（3）拟写案卷题名的内容：一般包括主要责任者，内容，名称（文种）三个要素，中间加上适当的连接词，不超过50字；两个以上责任者、问题或名称之间用顿号区分；文字太长的中间可用逗号分成短句；卷中有重要附件或意义特殊的文件时，要采用副标题或加括号注明。初步拟定的案卷题名可以先用卡片或纸条起草，夹在卷皮上，同时拟写好保管期限。
（注：各立卷部门的档案责任人在完成上述步骤后，需通知档案馆业务指导人员检查预立卷质量，包括文件材料的齐全完整程度、卷内文件的排列顺序、案卷标题拟写是否确切等。符合要求后再进行以下步骤操作，以免不必要的返工。）
6.编页号。
（1）凡是页面上有内容的页都要编号，空白的页不用编号。
（2）卷内目录、备考表均不编页号。
（3）页号应用蓝色或黑色号码机敲出，起始号为1。
（4）页号位置标在每页材料非装订线一侧下角。
7.填写卷内目录。
卷内目录位于卷内文件之前，用学校档案管理软件统一生成。
序号：以卷内文件排列先后顺序填写，附件不编序号。
文件编号：文件制发机关的发文字号。
责任者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，一般照实抄录。自拟标题，外加“[ ]”号。
日期：文件的形成时间，如20041120。
页次：卷内每份文件起始之页的编号。
8.填写卷内备考表。
卷内备考表位于卷内文件之后，用学校档案管理软件统一生成。
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况，并标明卷内文件材料的件数、页数。
立卷人：档案责任人签名。
检查人：立卷部门的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名。
立卷时间：填写立卷的时间，年、月、日。
9.装订。
采用缝纫机或装订机装订，一般不超过200页（2CM的厚度）。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。
（1）问题单一、以卷为单位的案卷，装订方法是把案卷加上卷内文件目录、备考表用缝纫机或三孔一线装订后直接装盒；也可将案卷装订后再将卷内文件目录放在卷首，备考表放在卷尾，装盒；
（2）以件为单位的案卷，用缝纫机或者细线逐件装订后，将卷内文件目录放在卷首，备考表放在卷尾，装盒。
1.归档时间：
党务、行政档案应当在次年3-6月归档；
教学档案应当在当年9-12月归档；
科研档案应当在项目完成后两个月内归档；
基建档案应当在项目完成后三个月内归档；
重大活动应当在活动结束后两周内归档；
财会档案在工作结束后的第三年向档案馆移交；
其他类别档案参照上述类别执行。
2.归档验收：移交档案时，交接双方当面检查。档案馆根据有关标准进行验收，凡不符合要求者，档案馆不予接收。立档部门须限期改正。
归档中的“文件”与我们平时接触的文件有所不同，指的是若干份文件的集合体，包括不同的版本，不同的文种，都有可能组合为一件文件。比如文件正本与副本，这是2份文件，但在归档中，我们把它们作为一件；比如转发文件与原件，这是2份文件，但我们也把它作为一件，“为一件”，是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
整理就是一个将无序的文件有序化的过程，经此处理文件就转化为档案。
案卷是档案工作中使用的一种计量单位，指按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的，具有密切联系的若干文件的组合体。
文件有标题、事由、形成者、文种、时间、发文对象等六要素，按照其中某一个或某几个要素进行文件的组合排列，就是按照文件内部特征编立案卷。比如反映某一问题（如党务工作、人事工作、财会工作等）的文件，具有共同的内容（事由）特征。文件的外部特征指的是文件的形态，比如纸质，照片，图纸，光盘等等。
凡是反映本机关工作活动和历史面貌，办理完毕，具有查考利用价值的文件材料均属收集范围。只收集按规定应当归档的文件材料，此规定详见《四川师范大学立档单位档案归档范围和保管期限表》。归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应收集齐全完整。在归档的文件材料中，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等，均应收集齐全。
1．上级机关普发供参阅、不需要办理的文件材料，上级机关发来供工作参考的抄件，上级机关征求意见未定稿的文件材料；
2．任免、奖惩非本校工作人员的文件材料；
3．学校形成文件材料中的重份文件材料、未定稿的文件材料、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；
4．未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；
5．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
6．学校内部互相抄送的文件材料(由制发单位归档)，不应履行公文的行文、介绍信等；
7．本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；
8．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；
9．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信及电话记录；
10．为参考目的从各方面(包括校外)收集的文件材料；
11．参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。
各立档单位的专职文书处理人员或档案责任人，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，随时将办理完毕的文件，根据文件材料特征分类存放，对照本单位的收文登记簿进行档案积累。一项重大活动从开始筹备之初就应该积极参加并注意及时收集重要材料，从文件接收或拟稿到归档前的一系列管理活动，都必须按照集中统一的工作原则，建立健全管理制度。
立卷分类有三种方法
1、分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度。
2、分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
3、分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。
以上三种方法使用的步骤是：
分年度—→分问题—→分保管期限
1、将文件材料按其形成或针对的年度分开，根据文件材料的不同特点，可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。
2、在分年度的基础上，将文件材料按《四川师范大学档案实体分类方案》中确定的类别分开。
3、将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
4、最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。
1、跨年度的请示与批复，归入批复年度；
2、跨年度规划、计划，一般归入文件内容针对的第一个年度；
3、跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；
4、跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；
5、跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；
6、法规性文件归入公布或批准年度；
7、教学类文件按学年归档，财会档案文件按会计年度归档。
档案保管期限分为永久、30年、10年三个级别
1、能够反映学校教学、科研、管理活动和历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久；
2、反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为30年；
3、凡在短时期内对学校工作有查考价值的，列为10年。
具体内容参见各类《四川师范大学立档单位档案归档范围和保管期限表》。
1、一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
2、同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过200个自然页，即200张A4幅面大小的纸张。
3、会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可一会一卷、一会数卷。例行系列性会议，如每周一次的例会，可数会一卷。
4、非诉讼案件材料，按问题，可以一案一卷或一案数卷。
5、重要的人民来信可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；文件数量较少时也可按时间进行组合。
6、统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷。
7、学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合。
8、同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。
9、工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合。
10、简报、内部刊物可按名称一期一卷或数期一卷。
卷内文件材料要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列。
文字材料的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：
批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
定稿在前，历次重要修改稿在后；
非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；
转发件在前，被转发件在后；
其他文件材料按时间顺序排列。
具体做法是：
1、凡是页面上有内容的页都要编号，空白的页不用编号，
2、卷内目录、备考表均不编页号。
3、页号应用蓝色或黑色号码机敲出，起始号为1。
4、页号位置标在每页材料非装订线一侧下角。
卷内文件目录由学校档案管理软件统一生成，主要在软件中录入以下几部分内容：
1、顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写，如1、2、3……。
2、文号：文件制发机关的发文字号，如校字[2004]19号。
3、责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者，如我校**学院制发的通知，责任者为四川师范大学**学院。
4、题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，并在前后加［ ］。
会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的对应关系。
5、日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，如20040330。没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。
6、页号：卷内有文字的页面均应编号。
卷内备考表位于卷内文件之后，用学校档案管理软件统一生成。
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况，并标明卷内文件材料的件数、页数。
立卷人：档案责任人签名。
检查人：立卷部门的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名。
立卷时间：填写立卷的时间，年、月、日。
将卷内文件目录放在前，卷内备考表放在后，进行案卷的装订。
装订时首先要拆除卷内文件中的金属物，对破坏文件材料进行修补。整理案卷纸张大小以A4为准。太大的文件表格在留出装订线后折叠成手风琴式；小字条等要用白纸裱糊成A4大小；破损文件要进行托裱；字迹模糊或者圆珠笔书写的应复印并将复印件与原件放在一起。
装订线距页边1.5厘米左右，以订齐全部材料，同时不覆盖正文内容为原则。
案卷标题应该简明确切、体式一致。一般以“主要责任者”＋“内容（事由）”＋“名称（文种）”为标准形式。部分案卷题名也可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面，不超过50字。
除会议文件外，一般不得使用××文件材料，如“学校办公室文件材料”、“××学院文件材料”等含混的标题；除一般函件外，不得使用××往来文书如“教育厅往来信件”等标题；除非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”作为标题。
标题样例：
2002-2003学年校长办公会记录
2001年学校分房问题群众来信材料
研究生处2009级博士生个人培养计划
国家教委、四川省招办1995年关于研究生招生和录取工作的通知
成人教育学院2001届会计学本科毕业生学士学位名单、学位申请表
研究生院2003-2004学年第一学期研究生课程开课目录
科研处1996年四川省教育科学规划研究课题申请书
档案工作中针对不同门类的档案有不同的归档时间规定，一般如下：
党务、行政档案应当在次年3-6月归档；
教学档案应当在当年9-12月归档；
科研档案应当在项目完成后两个月内归档；
基建档案应当在项目完成后三个月内归档；
重大活动应当在活动结束后两周内归档；
财会档案在工作结束后的第三年向档案馆移交；
其他类别档案参照上述类别执行。
移交档案时，交接双方当面检查。档案馆根据有关标准进行验收，凡不符合要求者，档案馆不予接收。立档部门须限期改正。学校档案馆人员检查合格后打印移交目录，一式两份，交接双方在移交目录上签名，各存一份，以备查考。
案卷应该达到以下质量要求：
1、案卷大小适宜
纸张大小以A4纸幅为标准。超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。
2、案卷厚薄要适宜
卷内文件的数量不应超过200个自然页，即200张A4幅面大小的纸张。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷，严禁跨类组卷。
3、卷内文件保管期限要统一
4、编制页码
装订的案卷各页面只要有字迹的，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
5、认真填写卷内文件目录、备考表
卷内文件目录、备考表、案卷标题的书写均应用碳素墨水、蓝黑墨水或激光打印，禁止用铅笔、圆珠笔和彩笔。
学校及各立档单位在教学、科研、管理过程中形成的，对学校有参考利用价值的照片、影像、声像等材料，活动结束后将照片、底片、光盘、磁盘整理归档，具体内容要求参见《四川师范大学声像档案管理办法》。
归档的声像材料须精选有代表性的，反映活动主题、参加人物的3-5张为宜，重大活动可以适当增加。
归档的声像材料必须要有文字说明，应有活动内容、时间、地点、人物的姓名及职务、背景、制作者等。
做好归档目录，移交档案馆。
各立档单位按照纸质文件归档范围进行归档时，还应该将形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等，收集积累归档。一般应在每年六月将上年度办理完毕的属于归档文件范围的电子文件向档案馆移交，数据库文件可视情况按月或按季度向档案馆移交归档。电子文件的归档方法参见国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》以及《四川师范大学电子文件归档与管理办法》。
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级党组织针对本校党的建设工作的文件，有办文的随办文一并归档 | 永久 |
2 | 本校党代会文件材料 （1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。 （2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。 （3）参考文件材料；工作人员名单；工作证、列席证及选票式样 | 永久
30年
30年 |
3 | 党委会、党委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件。 | 永久 |
4 | 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）。 | 永久 |
5 | 以党委名义发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知。 | 永久 |
6 | 以党委名义召开的工作会议材料。 | 永久 |
7 | 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料。 | 永久 |
8 | 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿。 | 永久 |
9 | 党委工作简报及各种汇编材料（如管理文件汇编、简讯、通讯、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
10 | 党委大事记。 | 永久 |
11 | 党委系统启用印章的通知和印模。 | 永久 |
12 | 党委系统重要统计材料 | 永久 |
13 | 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 | 30年 |
14 | 党委保密、秘书工作的有关文件。 | 30年 |
15 | 重要的群众来信来访及处理材料。 | 永久 |
16 | 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件。 | 30年 |
17 | 分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表。 | 30年 |
18 | 分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料。 | 30年 |
19 | 分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料。 | 30年 |
20 | 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
| 一、纪委（DQ12） |
|
1 | 上级纪委针对本校纪检工作的文件（有办文的随办文一并归档） | 永久 |
2 | 本校纪检工作规章制度 | 永久 |
3 | 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 | 永久 |
4 | 校纪委会议记录 | 永久 |
5 | 党员处分决定、批复、调查、复查材料 | 30年 |
6 | 群众来信来访及处理意见 | 10年 |
7 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 30年 |
8 | 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
| 二、监察（XZ13） |
|
1 | 上级有关监察工作的文件 | 30年 |
2 | 本校监察工作方面的规章制度 | 永久 |
3 | 监察工作统计年报及重要报表 | 永久 |
4 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 30年 |
5 | 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
1 | 上级针对本校组织工作的指示、决定、通知、简报、规定。 | 30年 |
2 | 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料。 | 永久 |
3 | 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知。 | 永久 |
| 校级干部任免、考核文件 |
|
4 | 落实政策的有关材料。 | 30年 |
5 | 副处级以上干部任免文件（包括上级批准的，要附任免呈报表）。副处级以上干部名册。 | 永久 |
6 | 副处级以上干部调动和离休报告、决定、批复、通知等 | 30年 |
7 | 总支、支部改选报告、审批材料。 | 30年 |
8 | 各总支、支部委员名册。 | 30年 |
9 | 党员名册。 | 永久 |
10 | 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党的文件材料。 | 永久 |
11 | 发展新党员、预备党员转正的名册。 | 永久 |
12 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等）。 | 30年 |
13 | 其他需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
1 | 上级针对本校宣传工作的文件，有办文的随办文一并归档 | 30年 |
2 | 本校宣传工作计划、总结、决定、报告、通知。 | 永久 |
3 | 教职工政治思想工作动态及调查材料。 | 30年 |
4 | 理论学习的决定、通知、计划、总结。 | 30年 |
5 | 反映本校重大活动的简报、照片、录音、录像 | 永久 |
6 | 新闻、大事记等汇编资料、四川师大报 | 永久 |
7 | 其他需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
1 | 上级针对本校统战工作的文件，有办文的随办文一并归档 | 30年 |
2 | 本校统战工作计划、决定、报告、通告及总结 | 永久 |
3 | 统战工作情况调查、典型材料、统计报告 | 永久 |
4 | 本校各级人大代表、政协委员会名单（册）及审批材料 | 永久 |
5 | 台、港、澳和侨务工作材料 | 30年 |
6 | 本校各民主党派成员和负责人登记表、名册及有关材料 | 30年 |
7 | 统战工作重要会议记录 | 永久 |
8 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 30年 |
9 | 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
1 | 上级有关工会工作方面的文件 | 30年 |
2 | 工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 | 永久 |
3 | 教代会和职代会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选 举结果、领导讲话、大会发言等文件） | 永久 |
4 | 表彰工作先进集体个人的材料、名单 | 30年 |
5 | 处分会员的有关材料 | 30年 |
6 | 工会委员会会议记录、纪要 | 10年 |
7 | 基层工会干部名册 | 30年 |
8 | 会员名册 | 30年 |
9 | 妇女工作材料 | 30年 |
10 | 家属工作材料 | 30年 |
11 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 30年 |
12 | 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
| 一、团委 |
|
1 | 上级有关团的工作的文件 | 30年 |
2 | 本校团代文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件） | 永久 |
3 | 本校学代会文件（通知、名单、工作会议、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件） | 永久 |
4 | 团委工作计划、报告、总结及规章制度 | 永久 |
5 | 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 | 30年 |
6 | 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 | 30年 |
7 | 批准入团、离团材料及名单 | 30年 |
9 | 处分团员的材料及复查材料 | 30年 |
10 | 团干部名单 | 30年 |
11 | 团员名册 | 30年 |
12 | 团委会议记录 | 30年 |
13 | 学生会文件、材料 | 30年 |
14 | 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 | 30年 |
15 | 各分团委的有关材料 | 10年 |
16 | 研究生会的有关材料 | 30年 |
17 | 团委牵头进行的重大活动的有关材料 | 30年 |
18 | 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 | 30年 |
19 | 学生运动会材料（此部分材料是否应放在JX11？） | 30年 |
20 | 学生德育考核统计、测评表 | 30年 |
| 二、学生工作部 |
|
1 | 上级有关学生思想政治工作的文件 | 30年 |
2 | 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 | 30年 |
3 | 本校有关学生思想政治工作计划、报告、总结 | 永久 |
4 | 学生思想政治工作典型调查材料和统计 | 30年 |
5 | 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 | 30年 |
6 | 各系学生政治工作人员名单 | 30年 |
7 | 学生表彰及处分材料 | 30年 |
8 | 老师德育考核材料 | 30年 |
9 | 学生工作简讯、学生信息动态 | 30年 |
| 三、心理咨询中心 |
|
1 | 心理咨询中心发展规划、工作计划与总结。及规章制度 | 30年 |
3 | 学生个性心理档案，包括个案记录 | 30年 |
4 | 心理健康教育课程建设、讲座等材料 | 30年 |
5 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 30年 |
7 | 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
1 | 上级机关颁发的指示、决定、命令、条例、规定、办法、通知、通报批示、指示、批复等综合性文件 | 永久 |
2 | 全校性的规章制度、条例 | 永久 |
3 | 学校年度、学期工作计划、报告、总结 | 永久 |
4 | 校长办公会会议记录、纪要 | 永久 |
5 | 常委扩大会会议记录、纪要 | 永久 |
6 | 全校性的工作会议、座谈会文件、会议纪要 | 30年 |
7 | 校领导的重要讲话和参加校外会议发言稿 | 永久 |
8 | 本校教育事业规划、计划及上级批复 | 永久 |
9 | 学校评估材料 | 永久 |
10 | 教职工代表大会文件材料（此材料由工会交，此处应删除） | 长期 |
11 | 本校向上级的请示及其批复 | 永久 |
12 | 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷） | 永久 |
13 | 有关全校性工作的调查材料和经验总结 | 永久 |
14 | 本校学年报表及统计资料汇编 | 永久 |
15 | 启用和废止印章的通知及印模 | 永久 |
16 | 本校历史沿革、情况介绍 | 永久 |
17 | 本校大事记、简报、信息、动态等 | 永久 |
18 | 校史工作材料 | 永久 |
19 | 校友工作材料 | 30年 |
20 | 校庆、重大活动材料 | 永久 |
21 | 群众来信来访文件材料 | 30年 |
22 | 校级以上领导、专家、来我校视察、指导工作的报告、讲话记录、声像材料 | 永久 |
23 | 对外联合办学、合作协议、合同 | 永久 |
24 | 本校各组织机构的建立、撤销、合并、改变机构名称、领导关系的请示、批复、通知 | 永久 |
28 | 院、系、所、中心工作计划、总结、报告、大事记 | 30年 |
32 | 各种汇编材料（如年鉴、大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
33 | 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
1 | 上级有关东区行政管理的综合性文件 | 30年 |
2 | 涉及东区的规章制度 | 永久？ |
3 | 年度、学期工作计划、报告、总结 | 永久 |
4 | 会议纪录、纪要 | 永久 |
5 | 东区教育事业规划、计划及上级批复 | 永久 |
6 | 评估材料 | 永久 |
7 | 有关东区全局性工作的调查材料和经验总结 | 永久 |
8 | 学年报表及综合统计 | 永久 |
| 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
| 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） |
|
| 一、综合 |
|
1 | 上级针对本校人事工作的文件，有办文的随办文一起归档 | 30年 |
2 | 本校人事工作的规章制度 | 30年 |
3 | 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 | 永久 |
4 | 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 | 永久 |
5 | 本校人事工作各类统计报表、教职工名册 | 永久 |
| 二、人事 |
|
1 | 科级机构设置，科级领导干部的聘任（解聘）、考核及管理文件 | 永久 |
2 | 全校教职工每年度定编计划，年度考核材料 | 永久 |
3 | 录用、聘用、干部人事调动、军队转业干部、退伍军人、“三州”内迁干部的接收审批表、工资转移证、介绍信、合同、协议、报到证安置工作材料 | 30年 |
4 | 处级以下干部奖惩、工龄等核查及落实政策材料 | 30年 |
5 | 毕业生引进计划书和申报材料 | 30年 |
6 | 一般行政职务的晋升文件 | 30年 |
7 | 面向社会招聘高级人才材料 | 30年 |
8 | 30年工龄、30年教龄荣誉证书发放登记表 | 30年 |
9 | 教职工校内流动登记、管理和办理材料 | 30年 |
| 三、职称评聘、师资培养 |
|
1 | 专业技术职务岗位的设置计划及人员转岗材料 | 永久 |
2 | 各级任职资格的评审材料 | 30年 |
3 | 全校各系列、各级别专业技术人员的聘任、解聘、延聘、续聘及初聘中初级专业技术人员材料 | 30年 |
4 | 各类专业技术职务《条例》、《实施细则》等专业技术职务管理有关规章制度 | 永久 |
5 | 各类各级专业技术职务评审组织机构的建立文件 | 永久 |
6 | 全校专业技术人员业务考核的材料 | 30年 |
7 | 主办职称外语考试、普通话考试、计算机考试合格登记表 | 30年 |
8 | 全校专业技术干部队伍情况的统计、分析、上报材料 | 30年 |
9 | 管理干部、教师攻读硕士、博士学位申请、合同、协议 | 永久 |
10 | 聘请兼职教授的请示、批复、聘书存根 | 30年 |
11 | 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 | 30年 |
12 | 处分教职工的材料和复查、撒销处分的材料 | 30年 |
13 | 表彰有突出贡献的教师材料 | 30年 |
| 四、工资福利 |
|
1 | 上级关于调整工资政策和规定性文件 | 长期 |
2 | 职工调资、行政职务、专业技术职务的变动晋升或降级的批复、调资名册、通知单存根 | 长期 |
3 | 工资评定、奖金发放、浮动工资、临时用工工资、职工的加班、夜班工资的的核定材料 | 30年 |
4 | 年度劳动工资计划及调整职工工资总额报表 | 永久 |
5 | 调进调出人员，工资基金的管理 | 30年 |
6 | 上级关于职工工资标准和核定，核定新进职工初期、熟练期及定级工资待遇 | 30年 |
7 | 教师工作量的规定及执行情况 | 30年 |
8 | 教师业务考核材料 | 30年 |
9 | 教研室、研究室正副主任名册 | 30年 |
10 | 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表） | 30年 |
11 | 教职工工资调整材料、名册 | 30年 |
12 | 教职工转正定级材料 | 30年 |
13 | 教职工校内调动材料 | 30年 |
14 | 教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信） | 30年 |
15 | 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根） | 30年 |
16 | 教职工援外和支援边远地区材料 | 10年 |
17 | 教职工退职、离职和出国的有关材料 | 30年 |
18 | 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 | 30年 |
19 | 教职工退休后重新工作的材料 | 30年 |
20 | 教职工福利工作 | 30年 |
21 | 教职工商调函件 | 30年 |
22 | 使用临时工有关材料 | 30年 |
23 | 人民来信来访材料 | 10年 |
24 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等 | 30年 |
| 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
1 | 上级有关离退体教职工工作方面的规定 | 30年 |
2 | 统计表及发放荣誉证登记表 | 永久 |
3 | 工作计划、总结、报告等 | 30年 |
4 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
5 | 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
1 | 上级有关审计工作的文件 | 30年 |
2 | 本校审计工作方面的规章制度 | 永久 |
3 | 审计工作计划、总结、调查报告 | 永久 |
4 | 审计工作统计年报及重要报表 | 永久 |
5 | 工程审计及单位、个人审计材料 | 永久 |
6 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
7 | 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
| 一、保卫 |
|
1 | 上级有关安全保卫方面的文件，针对本校的随办文一并归档 | 30年 |
2 | 本校公安保卫工作方面的规章制度 | 永久 |
3 | 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 | 永久 |
4 | 保卫工作的请示、批复 | 30年 |
5 | 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 | 30年 |
6 | 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 | 30年 |
7 | 要害部门的公安保卫、消防工作 | 30年 |
| 二、武装 |
|
1 | 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件 | 30年 |
2 | 本校武装部职责范围内的规章制度 | 永久 |
3 | 武装部工作计划、总结、调查报告 | 30年 |
4 | 武装部工作统计年报及重要报表 | 永久 |
5 | 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡） | 30年 |
6 | 学生军训材料、军训简报 | 30年 |
7 | 武装工作大事记、各种汇编材料 | 永久 |
| 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
| 一、综合 |
|
1 | 上级有关后勤工作的文件 （1）针对本校的文件及批复（永久）（2）其他（10年） |
|
2 | 本校后勤工作文件及各项规章制度、统计报表、会议记录、纪要等 | 30年 |
3 | 本校后勤工作计划、请示、批复、报告、调查材料及与各中心签订目标责任书 | 30年 |
4 | 干部考核、员工招聘、录用、辞退、考绩、评职、晋升、奖惩材料 | 30年 |
5 | 工资、分配、福利、社会保障制度建设材料 | 30年 |
6 | 政务信息、对外宣传资料，员工在职培训计划与管理材料 | 30年 |
7 | 对外联系业务、合作交流协议、合同 | 30年 |
1 | 上级有关档案、图书工作方面的文件 | 30年 |
2 | 档案、图书规章制度、工作计划、总结 | 30年 |
3 | 档案、图书概况、发展规划、统计报表 | 30年 |
4 | 档案、图书对外交流有关材料 | 30年 |
5 | 档案、图书管理工作各种评估、检查、获奖材料 | 永久 |
6 | 工作会议材料 | 30年 |
7 | 档案馆指南、全宗介绍、各类清册 | 永久 |
8 | 档案移交目录、鉴定意见、销毁登记表、领导批件 | 永久 |
9 | 图书馆藏品目录、编辑的各种资料、刊物 | 永久 |
10 | 档案查借阅登记本、台账及工作中形成的重要材料 | 30年 |
11 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
12 | 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
1 | 上级关于高校师资培训工作的文件 | 30年 |
2 | 本校关于师资培训工作的文件 | 30年 |
3 | 师资培训、干部培训、岗前培训等各类培训班材料 | 30年 |
| 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
| 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
1 | 上级有关附属小学管理的综合性文件 | 30年 |
2 | 涉及附属小学的规章制度 | 30年 |
3 | 年度、学期工作计划、报告、 总结 | 永久 |
4 | 会议记录、纪要 | 永久 |
5 | 附属小学教育事业规划、计划及上级批复 | 永久 |
6 | 评估材料 | 永久 |
7 | 有关附属小学全局性工作的调查材料和经验总结 | 永久 |
8 | 学年报表及综合统计 | 永久 |
| 各种汇编材料(如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、手册等) | 永久 |
| 其它需要归档的材料(如声像材料、实物等) |
|
1 | 上级有关资产管理方面的文件 | 30年 |
2 | 与有关单位的合同、协议及重要材料 | 永久 |
3 | 工作总结、规划、报告、制度、各类统计表、会议记录 | 30年 |
4 | 有关房产管理、招投标文件材料 | 30年 |
5 | 事业单位证书、法人证书、土地证、房产证、国土证等材料 | 永久 |
6 | 有关膳食、动力、修缮等电气安装、绿化等管理工作中形成的材料 | 30年 |
7 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 30年 |
8 | 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 30年 |
1 | 上级关于高校网络管理的综合性文件 | 30年 |
2 | 本校关于网络管理形成的文件材料 | 永久 |
3 | 业务工作中形成的报告、批复、通知、数据统计等材料 | 30年 |
4 | 对外联络中形成的合同、协议 | 30年 |
| 各种汇编材料(如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等) | 永久 |
| 其它需要归档的材料(如声像材料、实物等) |
|
| 一、综合(JX11) |
|
1 | 上级下达的有关教学工作的文件材料 | 30年 |
2 | 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 | 永久 |
3 | 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议纪录、调研报告、简报、总结 | 永久 |
4 | 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 | 30年 |
5 | 统计报表 | 永久 |
| 二、学科与实验室建设(JX12) |
|
1 | 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 | 永久 |
2 | 学科、专业、实验室论证、申报、审批材料 | 永久 |
3 | 重点学科、专业、实验室建设材料 | 永久 |
4 | 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 | 永久 |
5 | 学科、专业、实验室建设统计报表 | 永久 |
| 三、学籍管理(JX14) |
|
1 | 新生入学登记表 | 永久 |
2 | 学生学籍卡片 | 永久 |
3 | 学生成绩总册 | 永久 |
4 | 在校学生英语四、六级考试成绩，计算机等级考试成绩 | 永久 |
5 | 在校学生名册 | 永久 |
6 | 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学） | 永久 |
7 | 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级） | 永久 |
8 | 学生处分材料 | 永久 |
| 四、课堂教学与教学实践(JX15) |
|
1 | 各专业教学计划、教学大纲 | 永久 |
2 | 课程建设要求及安排，校历表，课表 | 30年 |
3 | 各系、科、专业课程试题库 | 30年 |
4 | 典型教案、重要备课记录 | 30年 |
5 | 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 | 10年 |
6 | 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 | 10年 |
| 五、毕业生（JX17） |
|
1 | 毕业生信息验证表 | 永久 |
| 六、教材(JX18) |
|
1 | 自编、主编教材 | 30年 |
2 | 各系各专业使用教材目录 | 30年 |
3 | 自编、主编教指导书、实习指导书和习题集 | 30年 |
4 | 其他有保存价值的自编参考资料 | 30年 |
5 | 各专业教学计划、教学大纲 | 永久 |
6 | 课程建设要求及安排，校历表，课表 | 30年 |
7 | 典型教案、重要备课纪录 | 30年 |
8 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
9 | 其他需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
| 一、综合（JX11） |
|
1 | 上级下达的有关研究生工作的文件材料 | 30年 |
2 | 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 | 永久 |
3 | 工作计划、总结、规章制度、会议纪录、调研报告、简报 | 永久 |
4 | 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 | 30年 |
5 | 统计报表 | 永久 |
| 二、招生（JX13） |
|
1 | 上级关于研究生工作方面的文件 | 永久 |
2 | 研究生招生计划、规定、生源计划 | 永久 |
3 | 研究生新生录取材料及新生名单 | 永久 |
4 | 研究生委培、代培、自费生计划、合同及名单 | 永久 |
5 | 研究生招生宣传、招生工作总结 | 30年 |
6 | 研究生入学试题及指导教师名册 | 永久 |
| 三、学籍管理（JX14） | 永久 |
1 | 新生入学登记表 | 永久 |
3 | 研究生课程学习成绩表 | 永久 |
4 | 在校学生名册 | 永久 |
5 | 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学） | 永久 |
6 | 学生奖励（奖学金、优秀学生、先进班级） | 永久 |
7 | 学生处分材料 | 永久 |
| 四、学位（JX16） |
|
1 | 上级有关学位工作文件材料（成立学位委员会材料、包括向上级的请示报告及批复、学位委员会组成名单、学位委员会换届材料） | 永久 |
2 | 学位评定条例、办法及计划、总结 | 永久 |
3 | 学位委员会会议记录、决定 | 永久 |
4 | 博士、硕士论文开题报告、授予博士、硕士学位登记表 | 永久 |
5 | 博士、硕士学位论文评议书2份 | 永久 |
6 | 学位申请书、专家及工作单位推荐意见、论文预评审表 | 永久 |
| 五、毕业生（JX17） |
|
1 | 毕业研究生登记表 | 永久 |
2 | 毕业生工作计划、简报、总结 | 永久 |
3 | 毕业生供需统计、计划、合同 | 永久 |
4 | 毕业生正式分配方案及调配派遣名册 | 永久 |
5 | 毕业证、派遣证存根领取签收册 | 30年 |
6 | 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 | 30年 |
| 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
| 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
| 一、招生（JX13） |
|
1 | 上级关于招生工作方面的文件 | 30年 |
2 | 招生计划、规定、生源计划 | 永久 |
3 | 新生录取材料及新生名单 | 永久 |
4 | 委培、代培、自费生计划、合同及名单 | 永久 |
5 | 招生宣传、招生工作总结 | 永久 |
6 | 本校关于招生工作的文件 | 永久 |
| 二、毕业生（JX17） |
|
1 | 上级有关毕业分配的文件材料 | 30年 |
2 | 本校关于毕业生工作的文件 | 永久 |
3 | 毕业生工作计划、简报、总结 | 永久 |
4 | 毕业生供需统计、计划、合同 | 永久 |
5 | 毕业生正式分配方案及调配派遣名册 | 永久 |
6 | 毕业证、派遣证存根领取签收册 | 30年 |
7 | 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 | 30年 |
8 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
9 | 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 长期 |
| 一、综合 |
|
1 | 上级有关外事工作方面的文件 | 30年 |
2 | 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 | 永久 |
3 | 外事工作统计报表等 | 永久 |
4 | 外事工作会议材料 | 30年 |
| 二、出国 |
|
1 | 上级对出国（境）人员的有关文件材料 | 30年 |
2 | 国际学术会议论文 | 30年 |
3 | 投寄国外的学术论文 | 30年 |
4 | 出国（境）人员考察、访问材料 | 30年 |
5 | 出国（境）讲学、研究人员有关材料 | 30年 |
6 | 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） | 永久 |
7 | 国际比赛、竞赛 | 30年 |
| 三、来校 |
|
1 | 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 | 30年 |
2 | 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 | 30年 |
3 | 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料 | 永久 |
4 | 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 | 30年 |
5 | 国际比赛、竞赛 | 30年 |
| 四、国际合作与会议 |
|
1 | 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 | 永久 |
2 | 本校完成的国际合作项目、成果等材料 | 永久 |
3 | 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 | 30年 |
4 | 授予外籍人员名誉称号的材料 | 永久 |
5 | 双方互赠的礼品、纪念品 | 30年 |
6 | 国际会议的有关材料 | 30年 |
| 五、外国留学生工作 |
|
1 | 录取审批材料 | 永久 |
2 | 学籍登记表、学籍卡片 | 永久 |
3 | 教学计划、大纲、安排 | 长期 |
4 | 学习情况、成绩及评语 | 永久 |
5 | 学位论文及学位证书复印件 | 30年 |
6 | 学生名册 | 永久 |
7 | 学生去向及有关材料 | 30年 |
| 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
| 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） |
|
| 一、综合（CK11） |
|
1 | 上级有关财务会计工作的文件材料 | 永久 |
2 | 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 | 30年 |
3 | 学校基金管理工作文件 | 10年 |
4 | 有关财务管理方面的其它文件材料 | 10年 |
5 | 会计移交清册 | 永久 |
6 | 财务档案移交保管清册 | 永久 |
7 | 财会档案销毁清册 | 永久 |
| 二、会计报表（CK12） |
|
1 | 决算报表（含基建综合决算） | 永久 |
2 | 预算会计报表 | ５年 |
3 | 年度以上规划表、分配计划、测算表 | 永久 |
4 | 年度以上各种统计报表（含工资报表） | 永久 |
5 | 季度以下各种计划、统计报表 | 5年 |
| 三、会计帐簿（CK13） |
|
1 | 涉及外事会计帐簿 | 永久 |
2 | 总帐 | 15年 |
3 | 预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） | 15年 |
4 | 预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） | 15年 |
5 | 学校专项基金帐簿 | 15年 |
6 | 日记帐 其中：现金、银行存款日记帐 | 15年 |
7 | 固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管五年） | 15年 |
| 四、会计凭证（CK14） |
|
1 | 涉及外事的会计凭证 | 永久 |
2 | 预算内各种原始凭证、记帐凭证 | 15年 |
3 | 预算外各种原始凭证、记帐帐单 | 15年 |
4 | 学校基金各种原始凭证、记帐凭证 | 15年 |
5 | 银行存款余额调节表 | 15年 |
6 | 会计拨款凭证及其他会计凭证 | 15年 |
7 | 银行对外帐单 | 15年 |
8 | 涉及债权、债务及末清理完毕的凭证 | 25年 |
| 五、工资清册（CK15） |
|
1 | 工资发放名册、卡片 | 永久 |
2 | 工资转移、证明、通知存根 | 25年 |
3 | 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 | 15年 |
| 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
| 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） |
|
| 一、综合（KY11） |
|
1 | 科研行政管理文件材料 | 30年 |
2 | 科研计划管理文件材料 | 30年 |
3 | 科研成果管理文件材料 | 30年 |
4 | 科研经费管理文件材料 | 30年 |
5 | 申报科学基金及有关批复 | 30年 |
6 | 学会工作（学术活动）材料 | 10年 |
7 | 上级对科研工作的表彰奖励材料（证书、奖状、实物奖品等） | 30年 |
| 二、科研准备阶段（KY12－1） |
|
1 | 开题报告及课题调研论证材料 | 30年 |
2 | 任务书、合同、协议书 | 永久 |
3 | 课题研究计划、设计 | 30年 |
4 | 计划执行情况、计划调整或撤销报告 | 10年 |
5 | 课题投资和预决算材料 | 10年 |
| 三、研究实验阶段（KY12－2） |
|
1 | 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料） | 永久 |
2 | 数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果） | 永久 |
3 | 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等） | 永久 |
4 | 研究工作阶段小结、年度报告 | 30年 |
5 | 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等 | 30年 |
6 | 样品、标本等实物的目录 | 永久 |
| 四、总结鉴定阶段（KY12－3） |
|
1 | 研究报告、研制报告 | 永久 |
2 | 论文专著 | 永久 |
3 | 工艺技术报告 | 永久 |
4 | 技术诀窍报告 | 永久 |
5 | 专家评审意见 | 永久 |
6 | 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见） | 30年 |
7 | 鉴定证书 | 永久 |
8 | 推广应用意见 | 30年 |
9 | 课题工作总结 | 30年 |
| 五、申报奖励阶段（KY12－4） |
|
1 | 科研成果登记表 | 永久 |
2 | 科研成果报告表 | 永久 |
3 | 科研成果奖励申报与审批材料 | 永久 |
4 | 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 | 永久 |
5 | 专利申请书或证书原件或影印件 | 永久 |
| 六、推广应用阶段（KY12－5） |
|
1 | 转让合同、协议书 | 永久 |
2 | 生产定型鉴定材料 | 永久 |
3 | 成果被引用或投产后反馈意见 | 10年 |
4 | 推广应用方案及实施情况 | 30年 |
5 | 扩大试生产的设计文件、工艺文件 | 30年 |
6 | 成果宣传报导材料 | 10年 |
7 | 对外学术交流材料 | 30年 |
| 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
| 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 30年 |
| 一、综合（CP11） |
|
1 | 上级关于产品生产与科技开发的管理性文件 | 30年 |
2 | 有关产品监督的法律、法规、标准及各项规章制度 | 30年 |
3 | 产品生产与科技开发的请示、报告、批复 | 30年 |
4 | 产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料 | 30年 |
5 | 产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表 | 永久 |
6 | 产品销售管理材料 | 30年 |
| 一、综合（JJ11） |
|
1 | 上级有关基建工作的文件 | 长期 |
2 | 基建工作规章制度 | 长期 |
3 | 基建工作计划、总结、简报 | 长期 |
4 | 基建工作总体规划 | 永久 |
5 | 基建工作年度（季度）总结、统计报表 | 长期 |
6 | 基建工程财务预、决算 | 永久 |
7 | 全校性总体规划、设计总平面图 | 永久 |
8 | 水、电、气管道分布图 | 永久 |
9 | 地质勘探、地形测量材料 | 永久 |
| 二、按单项工程设置类目（JJ12---） |
|
1 | 项目建议书及上级批复 | 永久 |
2 | 可行性研究报告 | 永久 |
3 | 项目评估 | 永久 |
4 | 环境预测、调查报告 | 永久 |
5 | 设计任务书及计划任务书 | 永久 |
6 | 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 | 永久 |
7 | 地形、地貌控制点建筑、构筑物及重要设备及安装测量 | 永久 |
8 | 水文、气象、地震等其它设计基础材料 | 永久 |
9 | 初步设计 | 永久 |
10 | 技术设计 | 永久 |
11 | 施工图设计 | 短期 |
12 | 技术秘密材料、专利文件 | 永久 |
13 | 设计计算书 | 长期 |
14 | 关键技术实验 | 永久 |
15 | 总体规划设计 | 永久 |
16 | 设计评价、鉴定及审批 | 长期 |
17 | 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 | 永久 |
18 | 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 | 永久 |
19 | 施工执照 | 永久 |
20 | 环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书 | 永久 |
21 | 产权证书 | 永久 |
22 | 土地施工文件 | 永久 |
23 | 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 | 短期 |
24 | 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全打措施、施工工艺 | 长期 |
25 | 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 | 长期 |
26 | 建筑材料实验报告 | 长期 |
27 | 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批性 | 永久 |
28 | 土建施工定位测量地质勘察 | 永久 |
29 | 土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图 | 永久 |
30 | 隐蔽工程验收记录 | 永久 |
31 | 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 | 永久 |
32 | 分项、分单位工程抽量检查、评定 | 长期 |
33 | 交工验收记录证明 | 长期 |
34 | 竣工报告、竣工验收报告 | 永久 |
35 | 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 | 短期 |
36 | 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 | 长期 |
37 | 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 | 长期 |
38 | 隐蔽工程检查验收报告 | 长期 |
39 | 强度、密闭性试验报告 | 长期 |
40 | 设备调试记录 | 短期 |
41 | 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 | 长期 |
42 | 系统调试、实验记录 | 长期 |
43 | 管线清洗、通水、清毒记录 | 短期 |
44 | 管线标高位置，坡度测量记录 | 长期 |
45 | 中间交工验收证明，工程质量评定 | 长期 |
46 | 竣工报告、竣工验收报告 | 长期 |
47 | 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 | 短期 |
48 | 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代作审批 | 长期 |
49 | 调试、整定记录 | 长期 |
50 | 性能测试的校核 | 长期 |
51 | 施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告 | 长期 |
52 | 操作、联动试验 | 短期 |
53 | 电气装置交换记录 | 短期 |
54 | 中间交工验收记录、工程质量评定 | 长期 |
55 | 竣工报告、竣工验收报告 | 长期 |
56 | 竣工验收报告 | 永久 |
57 | 全部竣工图纸 | 永久 |
58 | 质量评审材料 | 永久 |
59 | 工程现场声像材料 | 永久 |
60 | 竣工验收会议决议文件 | 永久 |
61 | 财务计划、年度计划 | 短期 |
62 | 工程概算、预算、决算 | 永久 |
63 | 主要材料消耗、器材管理 | 短期 |
64 | 交付使用的固定资产 | 永久 |
65 | 技术准备计划 | 永久 |
66 | 试生产管理、技术责任制 | 永久 |
67 | 试车方案、产品技术参数、性能、图纸 | 短期 |
68 | 设备试车、验收、运转、维护记录 | 长期 |
69 | 安全操作规程、事故分析报告 | 长期 |
70 | 技术培训材料 | 短期 |
71 | 工业卫生、劳动保护材料 | 长期 |
72 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） |
|
73 | 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） |
|
| 一、综合（SB11） |
|
1 | 上级有关仪器、设备、实验室建设的管理工作文件 | 30年 |
2 | 本校仪器、设备管理的规章制度、计划、总结、 | 30年 |
3 | 设备购置计划、报告、监督、以及运行、调查材料 | 30年 |
4 | 本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 | 30年 |
5 | 本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复 | 30年 |
| 二、实验仪器设备项目（SB12） |
|
1 | 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等） | 30年 |
2 | 上级或主管领导批复和准购批示 | 30年 |
3 | 定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等 | 30年 |
4 | 进口设备过程中有关的技术商务文件 | 30年 |
5 | 开箱记录及装箱单 | 30年 |
6 | 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 | 30年 |
7 | 验收报告及文件材料 | 30年 |
8 | 索赔来往函件及结果文件 | 30年 |
9 | 设备说明书及全套随机文件材料 | 与设备共存 |
10 | 使用、检修、故障事故记录（设备履历书） | 与设备共存 |
11 | 重大事故的调查分析与处理意见 | 与设备共存 |
12 | 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 | 与设备共存 |
| 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
| 其它需要归档的材料（如声像材料、实物等） | 30年 |
1 | 上级关于编辑出版工作的文件、请示、批复、 | 30年 |
2 | 出版社工作规划、总结、书刊目录及审批文件、统计报表、会议记录、出版通知单、书刊、音像出版物样品 | 永久 |
3 | 与外单位签订的协议、合同、奖惩情况、 | 30年 |
4 | 出版物原稿、审稿单、重要来往信件、稿酬、版税通知单 | 30年 |
5 | 封面设计图样、再版修改意见 | 10年 |
1 | 上级有关编辑出版工作的文件 | 30年 |
2 | 上级召开的编辑出版工作会议文件 | 10年 |
3 | 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录 | 永久 |
4 | 本校编辑出版工作规章制度、统计报表 | 永久 |
5 | 编辑出版部门管理形成的文件材料 | 永久 |
6 | 编辑出版合同、协议书、准印证；出版请示和批复 | 永久 |
7 | 出版通知单、书刊、音像出版物样品 | 永久 |
8 | 获奖或受查处情况的文件材料 | 30年 |
9 | 原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者应有原稿签收单） | 30年 |
10 | 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 | 30年 |
11 | 出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单 | 10年 |
12 | 封面设计图样、再版修改意见 | 10年 |
13 | 有参考价值的读者来信、重要评论 | 10年 |
14 | 再版修改意见 | 10年 |
| 一、综合（JX11） |
|
1 | 上级下达的有关成人教学工作的文件材料 | 30年 |
2 | 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定办法 | 永久 |
3 | 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议纪录、调研报告、简报、总结 | 永久 |
4 | 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 | 30年 |
5 | 统计报表 | 永久 |
| 二、招生（JX13） |
|
1 | 招生计划、规定、生源计划 | 永久 |
2 | 新生录取材料及新生名单 | 永久 |
| 三、学籍管理（JX14） |
|
1 | 新生入学登记表 | 永久 |
2 | 学生学籍卡片 | 永久 |
3 | 学生成绩总册 | 永久 |
4 | 在校学生名册 | 永久 |
5 | 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学） | 永久 |
6 | 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级） | 永久 |
7 | 学生处分材料 | 永久 |
| 四、毕业生（JX17） |
|
1 | 毕业生名册 | 永久 |
| 五、其他需要归档的材料 |
|
1 | 各种汇编材料（如大事记、管理文件汇编、简讯、通讯、简报、期刊、报纸、手册等） | 永久 |
2 | 其它需要归 档的材料（如声像材料、实物等） |
|
| 一、综合部分 |
|
1 | 上级与本单位有关的来文 | 30年 |
2 | 会议记录、纪要、简报、规章制度 | 30年 |
3 | 工作（教学）规划、计划、总结、报告、请示及上级的批复 | 30年 |
4 | 职权范围内的机构变动、人事任免的文件材料 | 30年 |
5 | 开展的各种学术活动材料、专家听课记录、典型教案 | 30年 |
6 | 本单位与国内外合作的材料 | 30年 |
7 | 统计年报表、教师成果统计及重要汇编资料 | 30年 |
8 | 重大活动材料、评估达标材料及其他需要归档的材料（如声像、实物） | 30年 |
| 二、学生部分 |
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1 | 研究生学位论文、题名清单、研究生学位论文、涉密学位论文同时提交纸质版和电子版 | 30年 |
2 | 在校期间发表论文清单。字段包括学生姓名、导师、题目、发表刊物、发表时间 | 30年 |
3 | 学生登记表、论文考核表 | 30年 |
4 | 本科生优秀毕业论文 | 30年 |
5 | 研究生、本、专科生毕业照（含年级照、班级照） | 30年 |
| 三、交研究生学院部分 |
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| 研究生基本信息资料一套，具体包括：毕业研究生登记表、研究生课程学习成绩表、硕士学士论文开题报告、授予硕士学位登记表、硕士学位论文评议书（2份）、学位申请书、专家及工作单位推荐意见、论文预评审表 | 永久 |
| 四、已经归口上交的存档材料各学院不再立卷；复印件及其他材料可作资料备查 |
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印章（SW11） | ||
1 | 学校各机构变更、撤销、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶片、木印等经公安机关审批后制作的印章及校领导个人印章 | 永久 |
2 | 学校停用的财务印章 | 30年 |
3 | 学校停用的其他印章 | 10年 |
奖状、奖牌（SW12） | ||
1 | 获省部级以上的各类奖项 | 永久 |
2 | 获校级以上（不含校级）的各类奖项 | 永久 |
锦旗（SW13） | ||
1 | 获省部级以上的种类奖项及国际竞赛奖旗 | 永久 |
字画（SW14） | ||
1 | 学校重要活动中获赠的重要人物字画和知名人士字画 | 永久 |
2 | 学校举办种类重大活动的签名册、留言簿、纪念册等 | 30年 |
证书（SW15） | ||
1 | 获省部级以上的种类奖项 | 永久 |
2 | 获校级（不含校级）以上的各类奖项 | 30年 |
其他纪念品（SW16） | ||
1 | 根据实物的具体情况予以不同的保管期限 |
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| SX11-SX19 |
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1 | 历届党代会、团代会、学代会、妇代会及党政重大会议的各种声像材料 | 永久 |
2 | 省级以上领导和社会名流来学校视察工作、参观访问的各种声像材料 | 永久 |
3 | 学校党政领导任职期间的重要工作照片及声像材料 | 永久 |
4 | 授予校外知名人士荣誉称号的声像材料 | 永久 |
5 | 校庆等重大纪念日形成的各种重要声像材料 | 永久 |
6 | 知名教授、专家和在学术上造诣较深的教师讲课、学生听课、论文答辩、实验、电化教学等形成的声像材料 | 永久 |
7 | 历届毕业生照片、毕业典礼上形成的各种声像材料 | 永久 |
8 | 学校历届运动会及参加市级以上运动会的重要声像材料 | 永久 |
9 | 学校历史建筑、校园风貌及重要建筑的声像材料 | 永久 |
10 | 由本校主持召开的大型学术会议和本校科研报告会的声像材料 | 永久 |
11 | 外国领导人、友好人士及各种代表团来学校参观访问形成的各种声像材料 | 永久 |
12 | 民主党派组织的重大活动，少数民族、港澳同胞、归侨在校的重要活动材料 | 30年 |
13 | 迎新及开学典礼上的声像材料，师生参加实习、野外考察、社会实践等形成的各种声像材料 | 30年 |
14 | 评选学校优秀教学奖等各种颁奖大会形成的各种声像材料 | 30年 |
15 | 重点、大型科研课题评审鉴定会，科研成果及颁奖仪式的各种声像材料 | 30年 |
16 | 著名专家来学校作学术报告的声像材料 | 30年 |
17 | 本校编制的声像教学材料、教学参考资料 | 30年 |
18 | 参加市级以上科技成果展览的声像材料 | 30年 |
19 | 用声像手段完成的课题所形成的声像材料和重点科研项目关键阶段的声像材料 | 同科研课题的纸质档案保管期限 |
20 | 外籍学生、工作人员在校学习、生活、工作的声像材料 | 30年 |
21 | 学校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学等活动所形成的各种声像材料 | 30年 |
22 | 重要产品、仪器、设备声像材料 | 30年 |
23 | 其他应归档的声像材料 | 根据具体情况予以不同的保管期限 |
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