一、 馆藏档案原则上不外借出馆，特殊情况须经档案馆负责人审核、分管本单位工作的校领导和分管档案工作的校领导批准。

二、 各单位外借档案范围仅限本单位形成的档案；外借档案留存总数量不超过50卷；外借期限不超过两周，需要延期的应办理续借手续；已办理过档案外借但到期未归还又未办理续借手续的单位，须将所借档案归还后方可再次进行借阅。

三、 档案的外借和归还，经办人原则上只能是各单位的档案员；特殊情况下，单位负责人也可另指定经办人，但必须是所在单位的正式员工。

四、 外借档案必须详细记录案卷号、档号、内容。字迹要求清晰。

五、 外借档案不得转借他人。

六、 归还档案时当面检查有无损坏或丢失，然后注销外借手续。

七、 借档单位负责人和经办人须与档案馆签订《档案外借安全责任书》（详见附件）。

附件：《四川师范大学档案外借安全责任书》

图书与档案信息中心

　　　　　　　　　　　　　　　　二〇一六年八月三十日

附件：

四川师范大学档案外借安全责任书

根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等法规要求，现行《四川师范大学档案利用制度》规定如下:

一、档案查阅手续

1.校外单位和个人凭介绍信、工作证、身份证等合法证明，可以在权限内利用已经开放的档案。

2.校内单位凭《四川师范大学档案利用申请表》（以下简称《申请表》），可以利用规定范围内的档案。查阅本单位档案需出具有本单位领导签字盖章的《申请表》；查阅非本单位的档案，《申请表》上还需立卷单位负责人签字盖章。

3.查阅的档案涉及技术保密的，须经项目负责人同意。

4.查阅机密档案和重要会议记录，必须经档案馆负责人批准，必要时报主管校领导批准后方可查阅。

5.委托查档，被委托人持本人身份证，凭委托人身份证复印件和亲笔签名的委托书，可以代为查档。

6.查档人必须认真详细做好利用登记。

7.查阅档案一律在阅览室进行，阅后立即归还。

二、档案外借规定

1.馆藏档案原则上不外借出馆，特殊情况须经档案馆负责人审核、分管档案工作的校领导批准。

2.各单位外借档案范围仅限本单位形成的档案；外借档案留存总数量不超过50卷；外借期限不超过两周，需要延期的应办理续借手续；已办理过档案外借但到期未归还又未办理续借手续的单位，须将所借档案归还后方可再次进行借阅。

3.档案的外借和归还，经办人原则上只能是各单位的档案员；特殊情况下，单位负责人也可另指定经办人，但必须是所在单位的正式员工。

4.外借档案必须详细记录案卷号、档号、内容。字迹要求清晰。

5.外借档案不得转借他人。

6.归还档案时当面检查有无损坏或丢失，然后注销外借手续。

7.借档单位负责人和经办人须与档案馆签订《档案外借安全责任书》。

三、档案实体的补充或调整

各立卷单位在利用档案过程中，若发现原始档案确实有遗漏、缺失、错误等情况，需要补充或调整，请书面详细说明原因和调整方案，并将补充材料另行装袋，按照正式的归档要求进行整理后移交档案馆初审。档案馆将在呈送分管档案工作的校领导审核同意后，将原始档案进行替换或者补充。

四、责任追究

借档单位和个人须绝对保证档案实体和信息的安全，不得遗失档案，不得将档案转借他人，严禁涂改、污损、抽拆和增删档案内容，不得将档案中涉及的保密信息以任何形式向第三方公布或泄露，不得逾期不归还档案，违者将上报学校，按照国家《档案管理违法违纪行为处分规定》进行处理，视情节轻重处罚形式主要有：

1.警告、记过、记大过、降级、撤职；

2.应当给予党纪处分的，移送党的纪律检查机关处理；

3.涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任等。

本单位及本人已认真学习了以上条款，现郑重承诺，绝对保证档案实体和信息的安全，绝不发生以下行为：

（一） 损坏、丢失或者擅自销毁档案；

（二） 违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案；

（三） 涂改、污损、抽拆、增删、伪造档案；

（四） 出卖、赠送、转借、交换档案；

（五） 逾期不归还档案；

（六） 其他违反档案法律法规的行为。

若发生以上行为，本单位及本人愿意承担相关法律责任。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　  　 外借经办人：

　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　  　 所在单位负责人：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　    所在单位：（签章）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　  　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 年  月  日