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专业书推荐——《基于OAIS电子文件管理系统体系研究》简介与目录
[四川师范大学档案馆]  [手机版本]  [扫描分享]  发布时间:2012年9月19日
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名:基于OAIS电子文件管理系统体系研究

者:李泽锋

出版日期:201012

价:32.00

 

作者简介:

  李泽锋,男,1971年出生,中国人民大学管理学博士,郑州航空工业管理学院信息管理中心主任,副教授。主要研究方向为电子文件管理、数字档案馆。主持国家社科基金项目“可信电子文件全生命周期管理体系研究”,主持参与省部级课题多项,已在核心期刊发表学术论文二十余篇。

  

内容提要:

  作者在分析OAIS已有研究成果的基础上,对电子文件管理领域的建模进行了深入研究,认为OAIS参考模型适合我国电子文件管理项目的建设,不同级别档案部门可以应用赋权评分法有选择地实现OAIS部分或全部功能。作者通过实证研究,构建了基于OAIS的可信电子文件管理系统的框架体系,并对可信电子文件库、可信电子文件管理工作流、通用公共服务与标准体系进行详尽研究,提出了全国性的基于OAIS的电子文件管理体系互操作模型。

  

目录:

  第1导论

  1.1 选题背景

  1.1.1飞速发展的信息技术给综合档案馆带来挑战与机遇

  1.1.2电子文件管理系统的开发缺乏成熟通用的模型支持

  1.1.3 OAIS为电子文件管理系统的开发提供了标准参考模型

  1.2 研究意义

  1.2.1理论意义

  1.2.2实践意义

  1.3 研究的主要问题

  1.4 概念界定

  1.4.1数字档案馆

  1.4.2电子文件中心

  1.4.3综合档案馆电子文件管理项目

  1.5 研究方法

  1.6 论文架构

  1.7 创新之处

  第2文献综述

  2.1 电子文件管理系统研究

  2.1.1电子文件管理系统建设的必要性

  2.1.2电子文件管理系统的功能

  2.1.3电子文件管理系统建设内容

  2.1.4电子文件管理系统设计开发思路

  2.2 OAIS研究

  2.2.1国内关于OAIS的研究

  2.2.2国外关于OAIS的研究

  2.3 研究评述

  2.3.1研究起步较晚,但发展迅速;研究成果很多,但问题不少

  2.3.2国外的研究相对国内深入、多样、可操作性强

  2.3.3研究重心向实证倾斜

  2.3.4研究视角由机构层面向国家层面过渡,呈多学科发展趋势

  2.3.5研究力量的多元化

  2.4 进一步研究的空间

  2.4.1加大对电子文件管理系统研究的力度

  2.4.2加大对电子文件管理系统开发与设计的方法论研究

  2.4.3拓展对OAIS的研究

  2.4.4构建基于OAIS的可信电子文件管理项目框架体系

  2.5 文献调研说明

  2.5.1国内文献的调研

  2.5.2国外文献的调研

  第3电子文件管理活动建模分析

  3.1通用建模理论

  3.1.1模型与建模

  3.1.2建模过程

  3.1.3建模方法

  3.2 电子文件管理领域的建模研究

  3.2.1电子文件管理项目建模的必要性

  3.2.2目前电子文件管理项目的建模思想

  3.2.3电子文件管理项目的形式化建模

  3.2.4电子文件管理项目建模思想的改进

  3.3 OAIS的适用性

  3.3.1电子文件管理系统选择参考模型的标准

  3.3.2 OAIS参考模型在电子文件管理项目实施中的适用性

  3.3.3 OAIS参考模型的应用需要拓展

  3.4 OAIS参考模型基本内容

  3.4.1 OAIS的来源

  3.4.2 OAIS基本概念

  3.4.3 OAIS的主要目的

  3.4.4 OAIS的内容

  3.5 OAIS应用于档案部门的可行性研究

  3.5.1 Lavoie的数字保存经济模型

  3.5.2 OAIS应用的可行性

  第4实证研究

  4.1国内电子文件管理系统分析

  4.1.1江西省档案馆电子文件接收管理系统方案

  4.1.2北京东方飞扬公司飞扬数字档案馆系统(ES-OAIS)

  4.1.3郑州市电子文件档案中心

  4.2国外电子文件管理项目分析

  4.2.1 ERA

  4.2.2 ICPSR

  4.2.3基于OAIS信息模型的元数据案例

  4.3 国内外基于OAIS的电子文件管理项目建设比较分析

  4.3.1对电子文件管理进行顶层设计

  4.3.2扩大电子文件管理实践的合作范围

  4.3.3大力开展基础研究

  4.3.4加强培训和教育

  4.3.5完善电子文件管理项目建设的保障体系

  第5可信电子文件管理系统的体系结构构建

  5.1 基于OAIS的可信电子文件管理系统的体系结构

  5.1.1可信的电子文件与可信的电子文件管理系统

  5.1.2可信电子文件管理系统的框架体系

  5.2 可信的电子文件库

  5.2.1可信电子文件库的定义

  5.2.2可信电子文件库的特性与职责

  5.2.3可信电子文件库的认证

  5.3 可信的电子文件管理工作流程

  5.3.1移交

  5.3.2收集

  5.3.3档案存储

  5.3.4数据管理

  5.3.5系统管理

  5.3.6保存规划

  5.3.7访问

  5.3.8电子文件管理系统的功能模型

  5.4 格式管理

  5.4.1文件格式的理解

  5.4.2文件格式管理的原因

  5.4.3文件格式的注册

  5.4.4电子文件管理系统中文件格式的注册与转换

  5.5电子文件管理系统标准与规范设计

  5.5.1电子文件管理标准体系设计基本模型

  5.5.2电子文件管理系统标准体系内容

  5.6 电子文件管理系统的公共服务

  5.6.1数字签名与数据电文的法律效力

  5.6.2数字签名在电子文件管理项目中的应用类型

  5.6.3数字签名在电子文件管理项目建设中的应用模式

  5.6.4模式实施应注意的问题

  5.6.5可信电子文件与可信电子文件管理系统的认证

  5.7构建全国电子文件管理与服务网络体系

  5.7.1联合档案室、机关档案管理中心

  5.7.2档案室与档案馆互操作模式

  5.7.3档案馆际合作的联盟模式

  5.7.4构建全国电子文件管理与服务体系

  第6思考、结论与展望

  6.1 思考:以OAIS为基础实现电子文件精细化管理

  6.2 基本结论

  6.3 下一步研究工作

  主要参考文献

  附录1 OAIS信息模型与CEDARSNLANEDLIB保存元数据

  附录2 一个XML格式的提交协议实例

  后记

     图表目录

  图1-1 档案馆机读目录情况

  图1-2 电子文件管理系统开发的映射

  图1-3 论文结构示意图

  图2-1 ERMS总体结构图

  图2-2 电子文件元数据标准设计框架

  图2-3 系统功能模型图

  图2-4 数字存储仓库的逻辑结构

  图3-1 模型的环境

  图3-2 OAIS的环境模型

  图3-3 建模过程

  图3-4 根据目标建立系统

  图3-5 软件开发过程模型转化示意图

  图3-6 传统开发方式的缺陷

  图3-7 IDEF0基本功能活动

  图3-8 功能模型结点树

  图3-9 电子文件管理项目建模框架

  图3-10 改进的电子文件管理系统开发过程

  图3-11 OAIS参考模型的IDEF0方法分解示意图

  图3-12 OAIS信息模型

  图3-13 OAIS功能模型

  图3-14 合作型档案馆示意图

  图4-1 电子文件接收系统总体框架图

  图4-2 ES-OAIS功能模型图

  图4-3郑州市电子公文档案中心功能总体结构图

  图4-4 ERA外部环境图

  图4-5 ERA虚拟工作台(功能模型)

  图4-6 ERA功能模块图

  图4-7 ICPSR数据管道

  图4-8 ICPSR收集过程的格式转换示例

  图4-9 基于OAIS的数字信息元数据框架图

  图5-1 可信电子文件管理系统体系模型

  图5-2 电子文件库的逻辑构成

  图5-3 收集流程

  图5-4 收集模块的检验流程

  图5-5 收集模块的转换与元数据捕获

  图5-6 收集模块的AIP构建与鉴定

  图5-7 档案存储的流程

  图5-8 数据管理流程

  图5-9 访问流程

  图5-10 电子文件管理系统的功能模型

  图5-11 电子文件类型管理流程

  图5-12 格式管理

  图5-13开放式电子数据交换参考模型及相关标准

  图5-14 电子文件管理标准体系设计模型

  图5-15 从立档单位的业务系统到档案室系统数字签名流程图

  图5-16 以档案馆为中心的数字签名流程图

  图5-17 共享功能区域的档案室合作模式

  图5-18 档案室与档案馆互操作模式

  图5-19 档案馆际互操作的联盟模式

  图5-20 全国电子文件管理体系模型

  表2-1 我国OAIS应用成果

  表2-2 中文文献调研情况表

  表2-2 中文文献调研情况表

  表2-3 外文文献调研情况表

  表3-1 某机关档案室电子文件管理系统收集实体评估

  表3-2 某机关档案室电子文件管理系统档案存储实体评估

  表3-3 某县综合档案馆收集实体评分

  表3-4 某国家级综合档案馆收集实体评分

  表3-5 三类档案部门总分表

  

摘要:

  1998年我国开始实施的以办公自动化、网络化为重要特征的电子政务建设使得电子文件大量产生。作为政府业务过程和成果的真实记录,电子文件详细记录了政府是如何行使人民赋予的公权力,是如何履行其主要职能的。政府电子文件的留存和开放,具有深远的政治意义和法治意义。一旦没有对政府电子文件进行长期保存,当代中国的社会记忆可能产生无法挽回的缺损。如何长期保存政府电子文件,充分发挥电子文件的情报价值与凭证价值,是各级档案馆必须要考虑的现实问题,也应该是档案学者重点研究的方向之一。目前相当多在建或已建的电子文件管理项目并没基于科学的开发方法论,尤其是没有一个科学的模型作为项目开发的基础。基于此,作者从建模的角度探讨电子文件管理的理论与实践。论文的主要内容从五个方面展开。

  一、关于论文研究的文献综述

  论文主要从两个方面来分析学术界的研究成果:一是电子文件管理系统的研究;一是OAIS的研究,特别是OAIS在电子文件管理中应用的研究。

  在电子文件管理系统的研究方面,学者们主要关注四个焦点问题:电子文件管理系统建设的必要性、电子文件管理系统的功能、电子文件管理系统的建设内容与系统设计开发的思路。

  在OAIS的研究方面,中国学者主要关注OAIS的总体介绍、研究OAIS的必要性与作用、信息模型与元数据等;国外学者重点关注OAIS功能模型的扩展、文件格式管理、信息模型与元数据、数字存储仓库等方面的研究。

  学界的相关研究主要呈现以下几方面特点:研究起步较晚,但发展迅速,研究成果很多,但问题不少;国外的研究相对国内深入、多样、可操作性强;研究重心向实证倾斜;研究视角由机构层面向国家层面过渡,呈多学科发展趋势;研究力量的多元化。

  论文在对学界研究成果分析的基础上,提出了需要进一步拓展的研究空间。具体包括:加大对电子文件管理系统研究的力度;加大对电子文件管理系统开发与设计的方法论研究;拓展对OAIS的研究;构建基于OAIS的可信电子文件管理项目框架体系。

  二、电子文件管理活动建模分析

  第一,论文在对通用建模理论分析的基础上,对电子文件管理项目领域的建模进行了深入研究。

  论文论证了电子文件管理项目建模的必要性:模型可以提高对电子文件管理的认识与干预能力,是电子文件管理工作流程构建与再造的基础,是电子文件管理项目建设的前提,其中参考模型的选择是项目需求分析工作的基础。

  目前电子文件管理项目的开发基于传统的信息系统开发方法论,没有考虑电子文件的档案属性,具有很大的缺陷。电子文件管理项目的形式化建模要求应以集成化建模方法为基础结合电子文件管理基本理论,构建新的开发方法论。根据电子文件管理项目建模方法论,在传统开发方法对原系统物理与逻辑模型的分析过程中,增加一个概念模型作为参考模型,为电子文件管理项目的通用需求指明方向,从参考模型中映射出将要建设电子文件管理项目的逻辑模型。

  第二,OAIS参考模型适合于电子文件管理项目的建设。OAIS与电子文件管理项目建设目标完全吻合,都是致力于数字信息的长期保存与利用;OAIS符合电子文件管理项目的形式化建模要求;OAIS参考模型的可理解性、完全性、一致性、可伸缩性、通用性也符合项目开发的要求。

  我国电子文件管理的实践经验比较薄弱,要求参考模型的粒度较小,OAIS参考模型的粒度较大,必须根据我国电子文件管理的实际情况对OAIS中的功能模型进行分解或组合,构建可实施的流程。

  第三,简单分析了OAIS参考模型的基本内容,包括功能模型、信息模型、互操作模型等。

  第四,分析了OAIS在档案部门应用的可行性。档案馆应用OAIS可以根据经费、所拥有电子文件管理方面的知识与技术支持、模型应用环境等有选择地实现部分或全部功能要求。根据修正Lavoie数字保存经济模型与Jaqueline Spence评分法,档案室是向心模式为主、供方模式为次的混合模式,应实施以收集与访问为主要功能的简化OAIS(OAIS-SIMPLEX);市县档案馆是供方模式为主、离心模式为次的混合模式,实施以档案存储与访问为主要功能的简化OAIS;国家档案馆完全按照OAIS参考模型开发电子文件管理系统,满足OAIS的主要功能。

  三、国内外电子文件管理项目的实证研究

  首先,论文对某公司为江西省档案馆所做的电子文件接收管理系统的方案进行分析,对东方飞扬ES-OAIS系统的主要内容进行总结,实地调研了郑州市档案馆电子文件档案中心项目的建设状况。

  其次,论文对美国的ERAICPSR项目进行个案分析,归纳总结了这两个项目应用OAIS的实践经验。

  最后,在国内外比较分析的基础上,论文从以下几个方面对我国电子文件管理项目的建设进行了思考,包括:对电子文件管理进行顶层设计;扩大电子文件管理实践的合作范围;大力开展基础研究,如加强电子文件管理需求分析方法论的研究、加大对电子文件管理的模型研究力度、加大对电子文件管理流程的研究、加强对电子文件管理系统核心技术的研究等;加强培训和教育;完善电子文件管理项目建设的保障体系。

  四、可信电子文件管理系统的框架体系构建

  首先,论文构建了基于OAIS的可信电子文件管理系统的框架体系,由可信电子文件库、可信电子文件管理工作流、通用公共服务与标准体系四个部分组成。

  其次,对框架体系的组成部分进行深入研究。可信文件库应与OAIS参考模型相一致,由电子文件集合及其元数据、长期保存技术、安全系统、审计跟踪等逻辑组成,定期对其进行工作人员、程序、过程与数据四个方面的可信认证。可信电子文件管理流程是对档案馆电子文件管理工作进行的业务流程重组(BPR),从流程、功能需求与实施策略三个方面保证电子文件的真实性、完整性与长期可保存性。通用公共服务包括操作系统服务、网络服务与安全服务。前两种服务保证系统的正常运行;安全服务,尤其是相关系统间通信、涉及电子文件交换关键点的安全服务,对于电子文件真实性、完整性的保障至关重要。电子文件管理标准体系包括两部分,一部分是电子文件管理通用标准,一部分是与电子文件管理系统相关的技术规范。

  最后,论文提出了建设全国性的电子文件管理体系应基于OAIS的互操作模型。

  五、结论与展望

  作者对论文的主要研究成果进行了归纳,提出电子文件应该实行非线性管理与精细化管理,并就进一步的研究工作进行分析,主要包括:对Jaqueline Spence评分法进行修正、建立一个电子文件管理系统可信度评估的方法论、全国电子文件管理体系构建研究以及与电子文件管理项目实施相关实践问题的研究。

 

《基于OAIS电子文件管理系统体系研究》简介与目录

 

名:基于OAIS电子文件管理系统体系研究

者:李泽锋

出版日期:201012

价:32.00

 

作者简介:

  李泽锋,男,1971年出生,中国人民大学管理学博士,郑州航空工业管理学院信息管理中心主任,副教授。主要研究方向为电子文件管理、数字档案馆。主持国家社科基金项目“可信电子文件全生命周期管理体系研究”,主持参与省部级课题多项,已在核心期刊发表学术论文二十余篇。

  

内容提要:

  作者在分析OAIS已有研究成果的基础上,对电子文件管理领域的建模进行了深入研究,认为OAIS参考模型适合我国电子文件管理项目的建设,不同级别档案部门可以应用赋权评分法有选择地实现OAIS部分或全部功能。作者通过实证研究,构建了基于OAIS的可信电子文件管理系统的框架体系,并对可信电子文件库、可信电子文件管理工作流、通用公共服务与标准体系进行详尽研究,提出了全国性的基于OAIS的电子文件管理体系互操作模型。

  

目录:

  第1导论

  1.1 选题背景

  1.1.1飞速发展的信息技术给综合档案馆带来挑战与机遇

  1.1.2电子文件管理系统的开发缺乏成熟通用的模型支持

  1.1.3 OAIS为电子文件管理系统的开发提供了标准参考模型

  1.2 研究意义

  1.2.1理论意义

  1.2.2实践意义

  1.3 研究的主要问题

  1.4 概念界定

  1.4.1数字档案馆

  1.4.2电子文件中心

  1.4.3综合档案馆电子文件管理项目

  1.5 研究方法

  1.6 论文架构

  1.7 创新之处

  第2文献综述

  2.1 电子文件管理系统研究

  2.1.1电子文件管理系统建设的必要性

  2.1.2电子文件管理系统的功能

  2.1.3电子文件管理系统建设内容

  2.1.4电子文件管理系统设计开发思路

  2.2 OAIS研究

  2.2.1国内关于OAIS的研究

  2.2.2国外关于OAIS的研究

  2.3 研究评述

  2.3.1研究起步较晚,但发展迅速;研究成果很多,但问题不少

  2.3.2国外的研究相对国内深入、多样、可操作性强

  2.3.3研究重心向实证倾斜

  2.3.4研究视角由机构层面向国家层面过渡,呈多学科发展趋势

  2.3.5研究力量的多元化

  2.4 进一步研究的空间

  2.4.1加大对电子文件管理系统研究的力度

  2.4.2加大对电子文件管理系统开发与设计的方法论研究

  2.4.3拓展对OAIS的研究

  2.4.4构建基于OAIS的可信电子文件管理项目框架体系

  2.5 文献调研说明

  2.5.1国内文献的调研

  2.5.2国外文献的调研

  第3电子文件管理活动建模分析

  3.1通用建模理论

  3.1.1模型与建模

  3.1.2建模过程

  3.1.3建模方法

  3.2 电子文件管理领域的建模研究

  3.2.1电子文件管理项目建模的必要性

  3.2.2目前电子文件管理项目的建模思想

  3.2.3电子文件管理项目的形式化建模

  3.2.4电子文件管理项目建模思想的改进

  3.3 OAIS的适用性

  3.3.1电子文件管理系统选择参考模型的标准

  3.3.2 OAIS参考模型在电子文件管理项目实施中的适用性

  3.3.3 OAIS参考模型的应用需要拓展

  3.4 OAIS参考模型基本内容

  3.4.1 OAIS的来源

  3.4.2 OAIS基本概念

  3.4.3 OAIS的主要目的

  3.4.4 OAIS的内容

  3.5 OAIS应用于档案部门的可行性研究

  3.5.1 Lavoie的数字保存经济模型

  3.5.2 OAIS应用的可行性

  第4实证研究

  4.1国内电子文件管理系统分析

  4.1.1江西省档案馆电子文件接收管理系统方案

  4.1.2北京东方飞扬公司飞扬数字档案馆系统(ES-OAIS)

  4.1.3郑州市电子文件档案中心

  4.2国外电子文件管理项目分析

  4.2.1 ERA

  4.2.2 ICPSR

  4.2.3基于OAIS信息模型的元数据案例

  4.3 国内外基于OAIS的电子文件管理项目建设比较分析

  4.3.1对电子文件管理进行顶层设计

  4.3.2扩大电子文件管理实践的合作范围

  4.3.3大力开展基础研究

  4.3.4加强培训和教育

  4.3.5完善电子文件管理项目建设的保障体系

  第5可信电子文件管理系统的体系结构构建

  5.1 基于OAIS的可信电子文件管理系统的体系结构

  5.1.1可信的电子文件与可信的电子文件管理系统

  5.1.2可信电子文件管理系统的框架体系

  5.2 可信的电子文件库

  5.2.1可信电子文件库的定义

  5.2.2可信电子文件库的特性与职责

  5.2.3可信电子文件库的认证

  5.3 可信的电子文件管理工作流程

  5.3.1移交

  5.3.2收集

  5.3.3档案存储

  5.3.4数据管理

  5.3.5系统管理

  5.3.6保存规划

  5.3.7访问

  5.3.8电子文件管理系统的功能模型

  5.4 格式管理

  5.4.1文件格式的理解

  5.4.2文件格式管理的原因

  5.4.3文件格式的注册

  5.4.4电子文件管理系统中文件格式的注册与转换

  5.5电子文件管理系统标准与规范设计

  5.5.1电子文件管理标准体系设计基本模型

  5.5.2电子文件管理系统标准体系内容

  5.6 电子文件管理系统的公共服务

  5.6.1数字签名与数据电文的法律效力

  5.6.2数字签名在电子文件管理项目中的应用类型

  5.6.3数字签名在电子文件管理项目建设中的应用模式

  5.6.4模式实施应注意的问题

  5.6.5可信电子文件与可信电子文件管理系统的认证

  5.7构建全国电子文件管理与服务网络体系

  5.7.1联合档案室、机关档案管理中心

  5.7.2档案室与档案馆互操作模式

  5.7.3档案馆际合作的联盟模式

  5.7.4构建全国电子文件管理与服务体系

  第6思考、结论与展望

  6.1 思考:以OAIS为基础实现电子文件精细化管理

  6.2 基本结论

  6.3 下一步研究工作

  主要参考文献

  附录1 OAIS信息模型与CEDARSNLANEDLIB保存元数据

  附录2 一个XML格式的提交协议实例

  后记

  图表目录

  图1-1 档案馆机读目录情况

  图1-2 电子文件管理系统开发的映射

  图1-3 论文结构示意图

  图2-1 ERMS总体结构图

  图2-2 电子文件元数据标准设计框架

  图2-3 系统功能模型图

  图2-4 数字存储仓库的逻辑结构

  图3-1 模型的环境

  图3-2 OAIS的环境模型

  图3-3 建模过程

  图3-4 根据目标建立系统

  图3-5 软件开发过程模型转化示意图

  图3-6 传统开发方式的缺陷

  图3-7 IDEF0基本功能活动

  图3-8 功能模型结点树

  图3-9 电子文件管理项目建模框架

  图3-10 改进的电子文件管理系统开发过程

  图3-11 OAIS参考模型的IDEF0方法分解示意图

  图3-12 OAIS信息模型

  图3-13 OAIS功能模型

  图3-14 合作型档案馆示意图

  图4-1 电子文件接收系统总体框架图

  图4-2 ES-OAIS功能模型图

  图4-3郑州市电子公文档案中心功能总体结构图

  图4-4 ERA外部环境图

  图4-5 ERA虚拟工作台(功能模型)

  图4-6 ERA功能模块图

  图4-7 ICPSR数据管道

  图4-8 ICPSR收集过程的格式转换示例

  图4-9 基于OAIS的数字信息元数据框架图

  图5-1 可信电子文件管理系统体系模型

  图5-2 电子文件库的逻辑构成

  图5-3 收集流程

  图5-4 收集模块的检验流程

  图5-5 收集模块的转换与元数据捕获

  图5-6 收集模块的AIP构建与鉴定

  图5-7 档案存储的流程

  图5-8 数据管理流程

  图5-9 访问流程

  图5-10 电子文件管理系统的功能模型

  图5-11 电子文件类型管理流程

  图5-12 格式管理

  图5-13开放式电子数据交换参考模型及相关标准

  图5-14 电子文件管理标准体系设计模型

  图5-15 从立档单位的业务系统到档案室系统数字签名流程图

  图5-16 以档案馆为中心的数字签名流程图

  图5-17 共享功能区域的档案室合作模式

  图5-18 档案室与档案馆互操作模式

  图5-19 档案馆际互操作的联盟模式

  图5-20 全国电子文件管理体系模型

  表2-1 我国OAIS应用成果

  表2-2 中文文献调研情况表

  表2-2 中文文献调研情况表

  表2-3 外文文献调研情况表

  表3-1 某机关档案室电子文件管理系统收集实体评估

  表3-2 某机关档案室电子文件管理系统档案存储实体评估

  表3-3 某县综合档案馆收集实体评分

  表3-4 某国家级综合档案馆收集实体评分

  表3-5 三类档案部门总分表

  

摘要:

  1998年我国开始实施的以办公自动化、网络化为重要特征的电子政务建设使得电子文件大量产生。作为政府业务过程和成果的真实记录,电子文件详细记录了政府是如何行使人民赋予的公权力,是如何履行其主要职能的。政府电子文件的留存和开放,具有深远的政治意义和法治意义。一旦没有对政府电子文件进行长期保存,当代中国的社会记忆可能产生无法挽回的缺损。如何长期保存政府电子文件,充分发挥电子文件的情报价值与凭证价值,是各级档案馆必须要考虑的现实问题,也应该是档案学者重点研究的方向之一。目前相当多在建或已建的电子文件管理项目并没基于科学的开发方法论,尤其是没有一个科学的模型作为项目开发的基础。基于此,作者从建模的角度探讨电子文件管理的理论与实践。论文的主要内容从五个方面展开。

  一、关于论文研究的文献综述

  论文主要从两个方面来分析学术界的研究成果:一是电子文件管理系统的研究;一是OAIS的研究,特别是OAIS在电子文件管理中应用的研究。

  在电子文件管理系统的研究方面,学者们主要关注四个焦点问题:电子文件管理系统建设的必要性、电子文件管理系统的功能、电子文件管理系统的建设内容与系统设计开发的思路。

  在OAIS的研究方面,中国学者主要关注OAIS的总体介绍、研究OAIS的必要性与作用、信息模型与元数据等;国外学者重点关注OAIS功能模型的扩展、文件格式管理、信息模型与元数据、数字存储仓库等方面的研究。

  学界的相关研究主要呈现以下几方面特点:研究起步较晚,但发展迅速,研究成果很多,但问题不少;国外的研究相对国内深入、多样、可操作性强;研究重心向实证倾斜;研究视角由机构层面向国家层面过渡,呈多学科发展趋势;研究力量的多元化。

  论文在对学界研究成果分析的基础上,提出了需要进一步拓展的研究空间。具体包括:加大对电子文件管理系统研究的力度;加大对电子文件管理系统开发与设计的方法论研究;拓展对OAIS的研究;构建基于OAIS的可信电子文件管理项目框架体系。

  二、电子文件管理活动建模分析

  第一,论文在对通用建模理论分析的基础上,对电子文件管理项目领域的建模进行了深入研究。

  论文论证了电子文件管理项目建模的必要性:模型可以提高对电子文件管理的认识与干预能力,是电子文件管理工作流程构建与再造的基础,是电子文件管理项目建设的前提,其中参考模型的选择是项目需求分析工作的基础。

  目前电子文件管理项目的开发基于传统的信息系统开发方法论,没有考虑电子文件的档案属性,具有很大的缺陷。电子文件管理项目的形式化建模要求应以集成化建模方法为基础结合电子文件管理基本理论,构建新的开发方法论。根据电子文件管理项目建模方法论,在传统开发方法对原系统物理与逻辑模型的分析过程中,增加一个概念模型作为参考模型,为电子文件管理项目的通用需求指明方向,从参考模型中映射出将要建设电子文件管理项目的逻辑模型。

  第二,OAIS参考模型适合于电子文件管理项目的建设。OAIS与电子文件管理项目建设目标完全吻合,都是致力于数字信息的长期保存与利用;OAIS符合电子文件管理项目的形式化建模要求;OAIS参考模型的可理解性、完全性、一致性、可伸缩性、通用性也符合项目开发的要求。

  我国电子文件管理的实践经验比较薄弱,要求参考模型的粒度较小,OAIS参考模型的粒度较大,必须根据我国电子文件管理的实际情况对OAIS中的功能模型进行分解或组合,构建可实施的流程。

  第三,简单分析了OAIS参考模型的基本内容,包括功能模型、信息模型、互操作模型等。

  第四,分析了OAIS在档案部门应用的可行性。档案馆应用OAIS可以根据经费、所拥有电子文件管理方面的知识与技术支持、模型应用环境等有选择地实现部分或全部功能要求。根据修正Lavoie数字保存经济模型与Jaqueline Spence评分法,档案室是向心模式为主、供方模式为次的混合模式,应实施以收集与访问为主要功能的简化OAIS(OAIS-SIMPLEX);市县档案馆是供方模式为主、离心模式为次的混合模式,实施以档案存储与访问为主要功能的简化OAIS;国家档案馆完全按照OAIS参考模型开发电子文件管理系统,满足OAIS的主要功能。

  三、国内外电子文件管理项目的实证研究

  首先,论文对某公司为江西省档案馆所做的电子文件接收管理系统的方案进行分析,对东方飞扬ES-OAIS系统的主要内容进行总结,实地调研了郑州市档案馆电子文件档案中心项目的建设状况。

  其次,论文对美国的ERAICPSR项目进行个案分析,归纳总结了这两个项目应用OAIS的实践经验。

  最后,在国内外比较分析的基础上,论文从以下几个方面对我国电子文件管理项目的建设进行了思考,包括:对电子文件管理进行顶层设计;扩大电子文件管理实践的合作范围;大力开展基础研究,如加强电子文件管理需求分析方法论的研究、加大对电子文件管理的模型研究力度、加大对电子文件管理流程的研究、加强对电子文件管理系统核心技术的研究等;加强培训和教育;完善电子文件管理项目建设的保障体系。

  四、可信电子文件管理系统的框架体系构建

  首先,论文构建了基于OAIS的可信电子文件管理系统的框架体系,由可信电子文件库、可信电子文件管理工作流、通用公共服务与标准体系四个部分组成。

  其次,对框架体系的组成部分进行深入研究。可信文件库应与OAIS参考模型相一致,由电子文件集合及其元数据、长期保存技术、安全系统、审计跟踪等逻辑组成,定期对其进行工作人员、程序、过程与数据四个方面的可信认证。可信电子文件管理流程是对档案馆电子文件管理工作进行的业务流程重组(BPR),从流程、功能需求与实施策略三个方面保证电子文件的真实性、完整性与长期可保存性。通用公共服务包括操作系统服务、网络服务与安全服务。前两种服务保证系统的正常运行;安全服务,尤其是相关系统间通信、涉及电子文件交换关键点的安全服务,对于电子文件真实性、完整性的保障至关重要。电子文件管理标准体系包括两部分,一部分是电子文件管理通用标准,一部分是与电子文件管理系统相关的技术规范。

  最后,论文提出了建设全国性的电子文件管理体系应基于OAIS的互操作模型。

  五、结论与展望

  作者对论文的主要研究成果进行了归纳,提出电子文件应该实行非线性管理与精细化管理,并就进一步的研究工作进行分析,主要包括:对Jaqueline Spence评分法进行修正、建立一个电子文件管理系统可信度评估的方法论、全国电子文件管理体系构建研究以及与电子文件管理项目实施相关实践问题的研究。