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四川师范大学档案管理办法
[四川师范大学档案馆]  [手机版本]  [扫描分享]  发布时间:2012年4月19日
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(试行)

第一章 总 则

第一条 为了加强和改进我校的档案工作,提高档案管理水平,充分发挥学校档案在教学、科研、党政管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《四川省档案法实施办法》的规定,结合我校具体情况,制订本办法。

第二条 学校档案是学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案是各项工作的真实记录,是重要的信息资源和历史凭证,是提高学校管理水平,为教学、科研服务的重要条件,是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作,是学校重要的基础性工作。

第四条 学校应加强对档案工作的领导和管理,把档案工作纳入学校发展规划和工作计划,纳入各个部门的议事日程和管理制度,纳入有关人员的岗位职责范围,并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。各单位在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,应布置、检查、总结、验收档案工作。 

第二章 档案管理体制、人员配置和经费

 第五条 学校档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制,即档案的全面工作由主管校长(副校长)负责领导,日常工作由档案馆馆长(或副馆长)直接负责,各单位档案工作由部门领导主管。同时,学校档案工作业务上接受上级档案管理部门的指导、协助、检查和监督。

第六条学校下设档案馆,配备相应数量的专职档案工作人员,主要职责:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作的规章制度,并负责贯彻落实;

(三)指导和协助各单位做好各类档案的收集、征集和整理组卷工作;接收各单位整理组卷完毕的档案,并进行科学分类、管理;

(四)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(五)开展档案的编研工作,多途径、多形式地开发档案信息资源,为教学、科研、管理和校史编写等各项工作提供服务,举办各种形式的档案展览;

(六)开展档案的利用和开放工作,配合学校改革发展积极开展档案信息咨询服务;

(七)保守档案机密,确保档案安全,维护档案的完整、准确、系统性;做好档案保护工作,最大限度地延长档案寿命;

(八)负责建立和健全学校档案工作网络,并对各部门兼职档案人员进行业务培训;

(九)开展档案学术研究和交流活动,努力提高档案人员的素质和档案工作水平。

第七条 学校各部处室、内设二级学院、非内设二级学院的档案工作,由部门领导分管,并纳入本单位的工作计划。同时,各立卷单位应根据自身实际情况配备1-2名兼职档案员具体负责本单位档案的收集、整理、归档和移交工作(非内设二级学院在学院发生重大变动时应向档案馆移交档案)。

部门分管档案工作的领导应代表本单位同主管校长签订档案工作责任书,确保本单位档案的立卷、归档工作按期完成。

第八条 档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第九条 学校对专职档案工作人员(含以档案工作为主的兼职人员),实行专业技术职务聘任制或者职员职级制。

第十条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定,采取有效的防护措施,防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。

第十一条 学校档案工作经费,应单独立项,列入学校预算,保证档案工作的需求。学校各部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案设备,应在其经费中给予支持,并为本部门兼职档案工作人员提供必要的工作条件。

第三章 档案材料的归档、移交和接收工作

第十二条 学校档案的归档工作实行立档单位领导、兼职档案员分工负责、责任到人的立卷归档制度。

部门分管档案工作的领导应按照学校档案馆提出的归档要求,组织、检查和督促本部门兼职档案员及时整理、收集和积累档案。兼职档案员应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,按省级和学校档案馆提出的《归档流程》中的具体要求,系统整理组卷,编制页号或件号,制作卷内目录,交本部门分管领导检查合格后及时向档案馆移交。

第十三条 各单位归档内容应依据《高等学校档案实体分类法》和我校工作的实际情况,按党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、声像、实物等12类进行。

各类档案材料的归档范围和保管期限应按《四川师范大学立档单位归档范围和保管期限》执行。凡属涉及学校发展的重大活动(如新校区建设、重要庆典)档案材料必须按规定及时归档。

第十四条 各部门对纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。同时,电子文件的归档还要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

第十五条 学校的重大活动、科研成果、产品定型、基建竣工、房屋拆除改造、贵重仪器(5万元以上)设备及其他技术项目进行鉴定验收时,必须提前通知档案馆,以便对应归档文件材料进行审查验收,及时收集相关档案备查。

第十六条 各类档案归档时间:

(一) 党务、行政档案应当在次年3-6月归档;

(二) 教学档案应当在当年9-12月归档;

(三) 科研档案应当在项目完成后两个月内归档;

(四) 基建档案应当在项目完成后三个月内归档;

(五) 重大活动应当在活动结束后两周内归档;

(六) 财会档案在工作结束后的第三年向档案馆移交;

(七) 其他类别档案参照上述类别执行。

第十七条 各部门向档案馆移交档案时必须办理交接手续,填写档案移交清单目录,一式两份,写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等,交接双方签名盖章后,各执一份备查。

第四章 档案的保管与利用

   第十八条 学校档案馆接收档案时,应详细检查案卷质量,发现问题,及时补正,对照编目一一清点,填写档案移交清单目录,并按照档案实体分类方法,进行整理、分类、鉴定、编号、杀虫、排列。

第十九条 档案馆应建立、健全库房管理的规章制度,配置防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温等设施设备。做好档案保护,对破损的档案要及时修复,以确保档案的安全和最大限度地延长档案的寿命。

第二十条 档案馆应建立各类档案的统计制度,对档案的收进和移出案卷数量、利用情况进行统计,并定期上报主管部门。

第二十一条 档案馆应按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报主管校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十二条 档案馆在做好档案管理的基础性工作中,应逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

第二十三条 档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。档案的开放应遵循下列规定:

 (一) 凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅属开放范围的档案,并可摘录和复制。

(二)凡利用馆藏档案,均应填写《档案利用登记表》,对外单位和个人利用档案,应按国家档案局规定合理收取费用。

(三) 港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案须经学校或上级有关主管部门介绍。 

(四) 馆藏档案原则不可外借出馆,特殊情况须经档案馆领导审核、主管校长批准。借出档案应限期归还,对到期未还的,档案部门应及时催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校处理。

(五) 对于要求查阅不是本部门的、尚未开放的档案须经档案馆馆长和立档单位同意。涉及机密问题的须经主管校领导批准。

(六) 档案馆应建立、健全档案借阅制度和保密制度。根据利用工作的需要,档案馆应积极开展档案的编研工作和学术活动,编制必要的检索工具,及时准确地提供档案,为学校的教学、科研及社会提供有价值的档案信息材料。

第二十四条 档案馆应合理使用专项经费,购置所需的设施设备,建立档案网站,加快数字化档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行,以提高档案工作服务学校和社会的水平。

第二十五条 档案馆是负责学校档案管理和服务的日常机构,也是学校对外出具档案证明材料的唯一机构。

档案馆应当为学校和社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照学校有关规定合理收取费用。

第五章 考核、奖励与处罚

第二十六条 学校建立档案工作检查、考核和评估制度,每年由学校主管档案工作领导布置,由档案馆具体组织对学校各单位档案工作进行检查考核,主要从归档单位重视程度、案卷质量合格率和立卷归档完整性及时性三方面进行检查考核。

第二十七条 在档案工作中做出下列贡献的单位或个人,给予表彰与奖励:

(一) 在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(二) 在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(三) 将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的;

(四) 同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第二十八条 对于出色完成立卷归档任务,积极配合档案部门完成档案工作的个人,可作为学校年度评优和职称晋升的依据之一;对于成绩特别突出的单位和个人,分别授予“档案工作先进单位”和“档案工作先进个人”称号,并给予相应的奖励。

第二十九条 有下列行为之一的人员,由学校责令限期改正,同时不得参与本年度考核评优和正常的职称晋升;对情节特别严重者,由学校人事部门视其情况给予相应处理(扣除部分岗位津贴、全校通报、行政处分等);构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。

(一) 经多次强调要求在规定的期限里仍拒不移交档案的;

(二) 将公务活动中形成的应归档材料据为己有,拒绝或不按时移交档案馆的;

(三) 体现学校改革发展进程中的重要档案收集不齐全、不完整或遗失的;

(四) 所交档案未整理立卷和编目的;

(五) 违反劳动纪律,消极怠工、贻误档案工作的;

(六) 无正当理由不服从分配的档案工作,无理取闹,影响档案工作秩序的;

(七) 玩忽职守,不负责任,使学校档案实体、档案信息等遭受重大损失的。

第六章 附则

第三十条 本办法自2009年1月1日起施行。2005年12月颁布的《四川师范大学档案管理办法》同时废止。

                            四川师范大学

                           二○○八年十一月