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疫情防控不松懈 为民服务不缺位
——记四川师范大学档案馆开通远程在线查档服务
[四川师范大学档案馆]  [手机版本]  [扫描分享]  发布时间:2020年3月19日
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每个新学期的开始,坐落在龙湖畔的学校档案馆总会迎来很多档案利用者,他们查找成绩单、学籍表、入党材料,去求职、去深造、去……,2020年初席卷全国的新冠肺炎疫情影响了所有档案利用者的正常生活,打乱了他们工作、学习的步伐。因为疫情他们无法到档案馆现场查阅档案,焦急而无可奈何。

“停课不停教、停课不停工”,四川师范大学档案馆响应党和学校的号召,在毫不松懈防控抗疫的同时,急利用者之所急,想利用者之所想,主动作为、迎难而上,积极思考并实践档案利用新途径、新方法。

首先,落实首问责任制。档案馆每位老师,不管是否负责档案利用工作,只要接到咨询电话一律热情服务,积极提供档案查阅指导和建议,及时联系相关老师进行处理,及时回复利用者。寒假后期,恰逢疫情暴发,档案馆按学校要求暂停了现场查档服务,不少利用者焦虑地拨打电话前来咨询查档业务,不管拨打哪个电话,都得到了档案馆老师的认真回复,极大地缓解了他们的焦虑情绪。

其次,及时恢复现场查档服务,为校内利用者提供档案资料;

第三,最重要的一项措施,就是解决社会公众最迫切需要的查档难题,通过网络平台提供远程服务。

网络平台远程服务,是我校档案馆一直在积极建设的项目。通过近5年的纸质档案数字化建设,完成了库藏大部份档案的在线查阅数据资源建设;先后两次开发档案管理系统,根据利用需求进行系统建设;2019年5月,随着信息技术的发展,档案馆慎重地将远程服务提上了建设日程,在学校网络中心、开发人员和档案馆老师的共同努力下,大家反复研究、反复讨论,终于在去年12月完成了新档案管理系统开发,尤其是远程服务框架的建设。未雨绸缪心自定,面对突发疫情,档案馆在应对特殊时期的档案服务上有了充分的决心和信心。

为满足“战疫”时期档案查询需求,档案馆将远程服务框架的完善摆在了首要位置,抓紧时间与开发人员完善系统建设,仅用了不到两个星期,就于3月9日上线了档案远程服务项目。利用者可以通过档案馆网站、川师大档案公众号,利用电脑、手机等移动端提交查档申请,而档案馆处理完成的档案,又可以通过邮件或快递方式到达利用者手中,切实做到了疫情防控和提供服务两不误。远程服务的开展,不仅解决了疫情期间的档案利用需求,更为适应现代信息技术的发展和信息利用方式的转变交出了满意答卷。

截止发稿日,通过网络远程服务的查档申请已达38份,尤其3月14日后,远程利用量逐渐增长,每天都有不少的利用申请进入后台。更有不少利用者对川师大档案馆的这一惠民举措表示感谢和称赞。

据了解,该系统上线后,档案利用者可以通过微信公众号(“川师大档案”)、四川师范大学档案馆网站(http://dag.sicnu.edu.cn/)提交利用申请,档案馆工作人员在线审核、在线办理,通过利用者提供的电子邮箱或通讯地址把相关资料送到利用者手上。

                                                     档案馆

                                                  2020年3月18日